Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 36
ständigkeit des Sach- und Bearbeitungszusammenhangs nicht gewährleistet
ist.
Die Nachteile der Behandlung papierbasierter Eingänge werden faktisch
„mitgenommen“ und die Vorteile der elektronischen Eingangsbearbeitung
können nicht wirksam werden, sondern führen zu zusätzlichen Aufwänden.
Die Posteingangsstelle ist für den Empfang und die Weiterleitung von
Papiereingängen, in Einzelfällen auch von elektronischen Eingängen zuständig.
Der Bearbeiter empfängt elektronische Eingänge und speichert
diese in privaten E-Mailverzeichnissen und/oder Gruppenablagen auf
File-Servern. Die Mitarbeiter der Posteingangsstelle sowie der Registratur
haben darauf i. d. R. keinen Zugriff, keine Kenntnis über deren Existenz
und sind auf eine explizite Weiterleitung durch den Bearbeiter angewiesen.
Im Ergebnis befinden sich die elektronischen Eingänge separat
von den Papiereingängen/Papiervorgängen, d. h. sie werden ausschließlich
durch den Bearbeiter geführt, während sich die Papiervorgänge
-sofern über eine Weiterleitung keine dezentrale Papierablage
beim zuständigen Sachbearbeiter erfolgt- in der Verantwortung der Registratur
befinden.
Ein weiterer Aspekt ist, dass insbesondere bei Antragsverfahren Eingangsdaten
in Fachverfahren erfasst werden müssen. In nachgeordneten
Bereichen von Bund und Ländern sowie bei Kommunen werden eine
Vielzahl von elektronischen Fachverfahren genutzt. In der Regel werden
die Daten der Eingänge für jedes Fachverfahren einzeln erfasst und die
Eingänge zusätzlich in einer oder sogar mehreren Papierakten vorgehalten.
Bei elektronischen Eingängen per E-Mail sowie bei nicht integrierten
Web-Anwendungen ist die Verfahrensweise oft analog, da meist
keine einheitliche Schnittstelle zur medienbruchfreien Verarbeitung der
Daten existiert.
Um das ordnungsgemäße Führen einer Akte oder eines Vorgangs 12) zu
ermöglichen, sind demzufolge umfangreiche Abstimmungen zwischen
Posteingangsstelle, Registratur und Bearbeiter notwendig, was in der
Praxis faktisch nicht leistbar ist. Damit sinkt das Vertrauen in die Konsistenz
von Papier-Akten und -Vorgängen, aber auch elektronischen Ablagen,
da niemals sicher ist, ob in der jeweiligen Ablage wirklich alle vorgangsrelevanten
Eingänge enthalten sind. Daher werden die entsprechenden
Dokumente aus „Sicherheitsgründen“ in verschiedenen Ablagen/Verfahren
bewusst redundant gespeichert und abgelegt, so in
Papiereingänge und
elektronische Eingänge
werden getrennt
vorgehalten
Fehlende Schnittstelle
zu Fachverfahren
Redundante Ablagesysteme
12)
Der Stand einer Sache muss jederzeit auch für Dritte ersichtlich sein.