Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 107
Bei Realisierung einer der modifizierten Einführungsalternativen benötigt
die Behörde zur Realisierung der Vorgangsbearbeitung zwar ggf. ebenso
externe Beratungsleistung. Gegenüber dem Stufenkonzept (Standard) ist
hier aber die Behörde nach erfolgter Realisierung in einem entsprechenden
Teilbereich (Unterabteilung/Abteilung bzw. Geschäftsprozess) auf
Grund der Begleitung des externen Dienstleisters, der hierbei gesammelten
Erfahrungen sowie der Vergleichbarkeit des Vorgehens im weiteren
Roll-out in der Lage, die notwendigen Aufgaben selbständig zu erledigen.
Dies verringert sowohl die Abhängigkeit von dem Dienstleister als
auch die für die Gesamtrealisierung notwendigen Kosten erheblich.
Darüber hinaus können die Kosten für die Schulungsmaßnahmen bei
den modifizierten Einführungsalternativen reduziert werden. Unter die
entsprechenden Kosten sind nicht nur die für die tatsächliche Durchführung
und deren Vorbereitung (Schulungskonzeption) anfallenden Kosten
zu rechnen, sondern auch die durch die Teilnahme der Mitarbeiter an
den Schulungen entstehenden Arbeitsausfälle. Wie unter Ziffer 2. ausgeführt,
können die Mitarbeiter im Rahmen dieser Einführungsalternative
in jeweils einer „Einmal-Aktion“ geschult und damit die schulungsbedingten
Ausfallzeiten reduziert werden.
Kostenreduzierung der
Schulungsmaßnahmen
bei modifizierter Einführungsalternative
4. Organisatorischer Aufwand
Unter dem organisatorischen Aufwand wird vorrangig der Aufwand verstanden,
der sich aus der konzeptionellen Vorbereitung der organisatorischen
Regelungen ergibt, die zur Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems
erforderlich sind.
Für das Stufenkonzept (Standard) gilt auf Grund der Realisierung in drei
Stufen mit unterschiedlicher Funktionalität, dass die organisatorischen
Regelwerke für jede Einführungsstufe gesondert erarbeitet werden müssen.
D. h., dass für die Einführung der elektronischen Akte andere organisatorische
Regelungen getroffen werden müssen, als lediglich für die
Einführung der Registratur; die organisatorischen Regelungen für die
Realisierung der Vorgangsbearbeitung dagegen bilden nicht nur die
Summe der beiden vorangegangenen Einführungsstufen, sondern beinhalten
wesentliche organisatorische „Normen“ zum Geschäftsgang, etc.
Dies bedeutet eine mehrfache Befassung mit den organisatorischen Fragestellungen
im Rahmen der Einführung, die wiederum keine Gewähr
bietet für eine hohe Akzeptanz auf Anwenderebene. Die Erfahrungen aus
unterschiedlichen Projekten haben gezeigt, dass die intensivsten konzeptionellen
Vorüberlegungen die Praxiserfahrungen der Anwender nicht
aufwiegen können. Dies ist zum einen in der selbst innerhalb einer Abteilung
unterschiedlichen Arbeitsweise der Mitarbeiter begründet und
zum anderen in der häufigen Unterschiedlichkeit der Fachaufgaben der
Abteilungen, die durch ein generisches organisatorisches Konzept i. d. R.
kaum abgedeckt werden können.
Jeweils eigene organisatorische
Regelungen
für jede Einführungsstufe