Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 27
• Erhöhung der Transparenz: Durch die elektronische Abbildung der
Prozesse und Abläufe können die Bearbeitungsstationen nicht nur
dokumentiert und nachvollzogen werden, sondern es ist der Bearbeitungsstand
der Vorgänge ersichtlich. Darüber hinaus stehen die Akten
elektronisch orts- und zeitunabhängig zur Verfügung und können
unabhängig von der Bereitstellung durch Serviceeinheiten (z. B. Registratur)
eingesehen und bearbeitet werden. Auch im Verhältnis
Verwaltung-Bürger kann die informationstechnische Unterstützung
der Vorgangsbearbeitung die Transparenz und damit die Kundenfreundlichkeit
erhöhen. Transparenz bedeutet in diesem Zusammenhang,
dass die Verwaltungsabläufe für die Bürger sichtbar werden
und sie den Bearbeitungsstand der Verwaltungsdienstleistung
nachvollziehen können.
Motive für die Einführung
von VBS
• Verbesserter Durchsatz: Die Dokumente, Vorgänge und Akten können,
da sie elektronisch vorliegen, durch das Vorgangsbearbeitungssystem
automatisiert weitergeleitet werden. Dieser Vorteil gilt auch
für externe Beteiligte, z. B. bei der elektronischen Antragstellung
durch den Bürger. Dies verringert die Transport- und erhöht den Anteil
der wertschöpfenden Bearbeitungszeiten.
• Steigerung der Effizienz: Durch die Erhöhung der Transparenz des
Bearbeitungsprozesses sowie durch den verbesserten Durchsatz
wird im behördeninternen Bearbeitungsprozess eine deutliche Effizienzsteigerung
erreicht. Bei Vorgängen, bei denen externe Dritte
beteiligt sind, kann ein Vorgangsbearbeitungssystem ebenfalls effizienzsteigernd
wirken. Wesentlicher Faktor hierbei ist die medienbruchfreie
Gestaltung des Verfahrens und die Möglichkeit, von außen
behördliche Prozesse anzustoßen (Transaktionsorientierung). In
Abhängigkeit von der gewählten Einführungsstrategie stellt sich der
Nutzen eines Vorgangsbearbeitungssystems früher oder später ein.
Die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen sind
dabei ebenso wichtig wie die Einbeziehung der Beschäftigten in den
Einführungsprozess und die Betreuung und Qualifikation der zukünftigen
Systemnutzer.
• Erhöhte Motivation der Mitarbeiter: Die Motivation der Mitarbeiter ist
ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Vorgangsbearbeitungsprojekte. Effizienzsteigerung
ist nur zu erreichen, wenn die Beschäftigten sich
hieran aktiv beteiligen. Motivation ist Bedingung für Leistungsfähigkeit
und Leistungsbereitschaft. Eigenverantwortung und Selbständigkeit
im Bearbeitungsprozess können durch Vorgangsbearbeitungssysteme
erhöht werden. Aufgrund der im System mitgeführten Metaund
Bearbeitungsinformationen zu den Vorgängen und Akten ist der
Bearbeiter in der Lage, sich schnell und umfassend über den Bear-