Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 92
5.2.4 Nachteile des Stufenkonzepts (Standard)
Die stufenweise Einführung nach dem DOMEA ® -Konzept hat zur Folge,
dass in Systemen zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung gleichzeitig
Akten unterschiedlicher Ausprägung verwaltet werden müssen. Es müssen
sowohl Papier-, Hybrid- und elektronische Akten nachgewiesen werden.
Dabei ist der Anteil der Hybridakten gerade in der Einführungsphase
besonders hoch.
Allen drei Verfahrensschritten ist gemeinsam, dass zunächst – unabhängig
von der weiteren Vorgehensweise – die Registratur „umgestellt“ wird.
Dieser Schritt ist wegen der entweder erstmaligen Einführung eines entsprechenden
Teilsystems oder der Migration der in einem Altsystem bereits
vorhandenen Daten unabhängig von den weiteren Einführungsstufen
zu betrachten. Die notwendigen Einzelschritte, Probleme und Risiken
sowie Lösungsansätze werden gesondert im Projektleitfaden (s. Erweiterungsmodul)
dargestellt.
In einer nicht geringen Zahl von Einführungsprojekten wird das Stufenkonzept
nicht „vollständig“ umgesetzt, sondern die Projektverantwortlichen
führen lediglich – nach Umstellung der Registratur – die elektronische
Akte ein.
Registraturumstellung
Datenmigration
s. Projektleitfaden
Einführung bis zur 2.
Stufe
Die Projekterfahrung hat – unabhängig von den Vorteilen einer sukzessiven
Gewöhnung der Mitarbeiter an das entsprechende System und dem
allmählichen Aufbau des elektronischen Aktenbestandes – gezeigt, dass
die beschriebene Vorgehensweise in der Praxis nicht immer geeignet ist.
So ist gerade die zweite Stufe mit einem erheblichen organisatorischen
Aufwand verbunden. Eingänge und Dokumente müssen im Geschäftsprozess
– insbesondere im Rahmen von Mitzeichnungsverfahren – mit
den Geschäftsgangvermerken mehrfach gescannt werden. Damit steigt
nicht nur die Anzahl der durch die Boten zu transportierenden Papiere.
Gravierender ist vielmehr, dass keine Übersicht mehr über den aktuellen
Bearbeitungsstand besteht und auch die Sicherheit bzgl. der Konsistenz
des elektronischen Vorgangs fehlt. Damit ist dieser nur zu Informationszwecken
nutzbar.
Ebenso schwerwiegend ist das Akzeptanzproblem bei dem Bearbeiter:
Es ist nur schwerlich zu vermitteln, dass der Vorgang zwar elektronisch
vorliegt, die sonstige Bearbeitung (Laufwegsdefinitionen, Geschäftsgangvermerke,
etc.) dagegen aber konventionell erfolgen muss.
Darüber hinaus besteht ein wesentliches Problem in der Dauer der jeweiligen
Einführungsphasen : die elektronische Akte kann erst nach erfolgter
Umstellung der Registratur realisiert werden; die Vorgangsbearbeitung
i. S. der 3. Stufe ist erst nach Einführung der elektronischen Akte vorgesehen.
Auf Grund der gravierenden Veränderungen in den Arbeitsabläu-
Fehlende Übersicht
über den Bearbeitungsstand.
Gefahr der
Inkonsistenz der Akte
Akzeptanzproblem atik
beim Bearbeiter
Dauer der Einführung