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DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 10 sammenwirken von Vorgangsbearbeitungssystemen und der „Virtuellen Poststelle“ dar. Darüber hinaus befasst sich Kapitel 4 mit Fragen der Archivierung. Neben der erforderlichen Abgrenzung des Begriffes Archiv i.S. der Archivbehörden von dem technischen Archivbegriff wird ein nunmehr verkürztes Aussonderungsverfahren unter Nutzung standardisierter Datensätze (XML) dargestellt und die entsprechenden Varianten und Möglichkeiten hierzu aufgezeigt. Darüber hinaus werden in diesem Kapitel auch einige erforderliche technische Rahmenbedingungen aufgezeigt, die – ebenso wie die organisatorischen Fragen der Archivierung – in einem Erweiterungsmodul vertieft behandelt werden. In Kapitel 5 wird neben dem bereits bekannten Stufenkonzept zur Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen das modifizierte Stufenkonzept dargestellt, das neben der prozessorientierten Einführung die organisationsbezogene Einführung beinhaltet. Darüber hinaus werden die Voraussetzungen sowie die Vor- und Nachteile der Alternativen dargestellt. Die neuen Einführungsalternativen gehen grundsätzlich von einer Umstellung der Registratur in einem ersten Schritt aus, wobei der Begriff der Registratur im Sinne der Aufgabe „Registrieren“ unabhängig von der organisatorischen Einbindung zu sehen ist und auch dezentral - wie bspw. im kommunalen Umfeld üblich- bis auf Sachbearbeiterebene als Teilaufgabe in die allgemeine Verwaltung integriert sein kann. Nach Umstellung der Registratur folgt dann im zweiten Schritt die Einführung der Vorgangsbearbeitung (per definitionem incl. elektronischer Akte). Unterschiede bestehen dagegen in der Auswahl der einzubindenden Organisationseinheiten in dieser zweiten Umstellung der Prozesse: Die organisationsbezogene Einführung geht von einer an der Aufbauorganisation der Behörde ausgerichteten Einführungsstrategie in der Form aus, dass eine erste Abteilung entsprechend ausgestattet wird, die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen überprüft und konsolidiert werden, um dann die zweite Abteilung mit dem Vorgangsbearbeitungssystem auszustatten, bis die elektronische Akte in der Behörde vollständig i.S. der zuvor gesetzten Ziele realisiert ist. Die prozessorientierte Einführung geht demgegenüber sehr viel stärker von den an einem Geschäftsprozess beteiligten Organisationseinheiten aus; bei dieser Einführungsvariante werden nach entsprechenden organisatorischen Erhebungen (Feststellung der Kernprozesse, Gewichtung, Kommunikationsanalyse etc.) und ggf. notwendigen Anpassungen der Ablauforganisation die beteiligten Organisationseinheiten mit dem Vor-
DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 11 gangsbearbeitungssystem in einem Zuge ausgestattet, um die informationstechnische Unterstützung entlang des notwendigerweise zu durchlaufenden Geschäftsprozesses zu gewährleisten und Medienbrüche weitestgehend zu vermeiden. Kapitel 6 enthält ein umfassendes Glossar, das wesentliche Fachbegriffe aus dem DOMEA ® -Organisationskonzept sowie den Erweiterungsmodulen erläutert. Diese Begriffe sind durch graue Hinterlegung gekennzeichnet. Kapitel 7 enthält die wesentlichen Aussagen zum Gesamtverständnis spezifischer Begriffe und Zusammenhänge der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung, die als Extrakt aus dem Konzept Papierarmes Büro (DO- MEA-Konzept) – Dokumentenmanagement und elektronische Vorgangsbearbeitung im IT-gestützten Geschäftsgang 2) in Form von Anlagen beigefügt sind. Kapitel 8 stellt in einer Übersicht die zitierte Literatur zusammen. 2) s. Schriftenreihe der KBSt, Band 45, November 1999; http://www.kbst.bund.de/DOMEA-Konzept/-,420/Dokumente-zum-Download.htm
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