Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 140
7 ANLAGEN
7.1 Anlage 1 - Schwachstellen der Vorgangsbearbeitung
und Ansätze zur Unterstützung
Anhand der im Rahmen der konventionellen Vorgangsbearbeitung beschriebenen
Teilprozesse werden nachfolgend die Schwachstellen hierzu
aufgezeigt. Davon ausgehend werden bereits erste Ansatzpunkte für eine
informationstechnische Unterstützung des Geschäftsgangs unter besonderer
Berücksichtigung der IT-gestützten Schriftgutverwaltung und
elektronischen Archivierung dargelegt.
Annahme externer Eingänge
Aus den verschiedenen Möglichkeiten, Schriftgut zu versenden
(als Briefpost, Fax, E-Mail etc.), resultiert, dass externe Eingänge
nicht mehr zwangsläufig an die Posteingangsstelle eines Ministeriums
gelangen, sondern unmittelbar an den Bearbeiter geleitet
werden (z. B. bei E-Mail oder lokalem Fax am Arbeitsplatz). Somit
gestaltet sich der lückenlose Nachweis externer Eingänge problematisch.
Als Konsequenz wird daher schon teilweise der Anspruch
aufgegeben, sämtliche Eingänge zu erfassen. Unter dem
Gesichtspunkt einer möglichst vollständigen Transparenz der Behandlung
eines Geschäftsvorfalls wäre ein "integriertes Erfassungssystem
für sämtliche Arten von Eingängen" wünschenswert
42 .
Im übrigen ist das Auftreten von Medienbrüchen bei der Eingangsstelle
nur ein Hinweis auf ein den gesamten Prozess begleitendes
Problem der Koexistenz bzw. Integration verschiedener
Arten von Schriftgut.
Behandlung durch den Eingangsempfänger
Die Behandlung der Eingänge durch den Eingangsempfänger ist
geprägt durch den "Zielkonflikt: Schnelligkeit der Bearbeitung versus
frühzeitige Kenntnisnahme durch wichtige Stellen" 43 . Je höher
der Eingangsempfänger in der Organisationshierarchie angesiedelt
ist, desto länger ist der Weg - und damit auch der Zeitverbrauch
-, bis ein Eingang beim zuständigen Bearbeiter vorliegt.
42
43
Vgl. Engel 1996, S. 26.
Reinermann 1992, S. 98.