Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 87
Stufe 2:
In regelmäßigen Abständen werden alle Akten bzw. zu Aktenschnitten
zusammengefasste Vorgänge abgefragt, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen
ist und die damit zur Aussonderung anstehen. Akten, für die die
Aussonderungsart „Vernichten“ hinterlegt ist, werden in der Behörde vernichtet.
Die zu übergebenden Akten und Aktenschnitte werden zu einer Abgabe
zusammengefasst und zusammen mit den vollständigen Metadaten dem
zuständigen Archiv zum Download bereitgestellt oder alternativ auf Datenträgern
übermittelt.
Neben dem zweistufigen Verfahren der Aussonderung gelten weiterhin
ein vierstufiges Verfahren sowie ein Zwischenarchivverfahren. Die Entscheidung,
welches Verfahren zum Einsatz kommt, ist in Absprache mit
dem zuständigen Archiv zu treffen. Der organisatorische und personelle
Aufwand des zweistufigen Verfahrens ist im Vergleich zum vierstufigen
Verfahren jedoch geringer. Daher ist dieses Verfahren in der Bundesverwaltung
anzustreben.
Das Konzept verdeutlicht, dass eine isolierte Betrachtung einzelner Phasen
der Aussonderung nicht geeignet ist, um eine dauerhafte und sichere
Aufbewahrung der elektronischen Akten durchgängig zu gewährleisten.
Bereits zu dem Zeitpunkt, an dem sich eine Behörde entscheidet, zukünftig
mit elektronischen Akten zu arbeiten, sind die Belange zukünftiger
Aussonderungen zu berücksichtigen.
Die folgende Grafik veranschaulicht zusammenfassend die verschiedenen
Lebenszyklusphasen der elektronischen Akte: