Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 72
4.3.1.1 Postausgang Papier
Beim papiergebundenen Versand wird dem Schlusszeichner der Entwurf
und die Reinschrift auf Papier zur Zeichnung vorgelegt. Gegebenenfalls
erfolgt die Zeichnung von Entwurf und Reinschrift auch in zwei Arbeitsschritten.
Im Anschluss wird die Reinschrift zusammen mit dem Entwurf
an die Poststelle geleitet. Diese bringt einen datierten Absendevermerk
auf dem Entwurf an, kuvertiert die Reinschrift und versendet diese. Der
Entwurf wird in die Akte geheftet. Alternativ wird die Zeichnung der Reinschrift
ggf. mittels einer Beglaubigung durchgeführt, d. h., der Entwurf
wird nach der Zeichnung direkt an die Poststelle geleitet – ggf. mit Reinschrift,
andernfalls wird diese in der Poststelle ausgedruckt. Die Reinschrift
wird dort von einem Mitarbeiter unterzeichnet, der beglaubigt, dass
die Originalunterschrift des Schlusszeichners auf dem Entwurf vorliegt.
Das Kuvertieren und Versenden der Reinschrift erfolgt analog. Dokumente,
die ohne Unterschrift abgesendet werden können (z. B. gez. Meier),
werden an die Poststelle weitergeleitet, dort ausgedruckt und direkt
verschickt.
Behandlung von
Papierausgängen
Der Absendevermerk weist den Tag des Abgangs des Schreibens nach..
Dies spielt insbesondere bei der Wahrung von Fristen eine Rolle.
Die Häufigkeit der Nachweisführung von Ausgängen in der Poststelle mittels
Führen eines Postausgangsbuchs, in dem alle bzw. ggf. nur ausgewählte
Dokumenttypen (z. B. Einschreiben mit Rückschein) mit ihren
wichtigsten Metadaten erfasst werden, nimmt ab. Ziel des Postausgangsbuchs
ist, nachzuweisen, dass bestimmte Schreiben die Poststelle verlassen
haben. Dabei wird das Postausgangsbuch in seltenen Fällen mit
Informationen des Posteingangsbuchs verknüpft, um nachzuweisen,
dass die Bearbeitung eines Eingangs erfolgt ist und zu einem Ausgang
geführt hat. Ein solches Postausgangsbuch tritt in der Regel nur im ministeriellen
Umfeld auf, im nachgeordneten und insbesondere im kommunalen
Bereich wird aufgrund der großen Fallzahlen auf ein entsprechendes
Postausgangsbuch verzichtet.
Papierausgangsbuch
4.3.1.2 Postausgang Papierfax
Für Papierfaxausgänge vollzieht sich der Bearbeitungsablauf analog zum
Papierausgang. Die abzusendenden Schreiben werden entweder über
ein zentrales Faxgerät z. B. in der Poststelle, meist aber über ein dezentrales
Faxgerät in Reichweite des Bearbeiters abgesandt, um den zeitlichen
Vorteil der Faxsendung ausschöpfen zu können. Nach erfolgreichem
Versand wird das Originalschriftstück zusammen mit dem Entwurf
und dem Sendebericht, der als Absendevermerk fungiert, der Akte zugeführt.