Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 57
Existieren Beteiligungs- und Informationswünsche von Beteiligten des
Geschäftsgangs, so sind sie im Entwurf entsprechend zu verfügen.
Mittels Verfügungen wird demnach das Verfahren der Entscheidungsfindung
geplant; es werden die zu erledigenden Vorgangsschritte festgelegt
und Entscheidungsvorschläge formuliert. Durch Erledigungsvermerke zu
den Verfügungspunkten wird später im Verlauf der Vorgangsbearbeitung
der Vollzug der Arbeitsanweisungen durch die an der Vorgangsbearbeitung
beteiligten Stellen dokumentiert.
Bei Beteiligung weiterer Stellen an der Entscheidung wird das Mitzeichnungsverfahren
durch Mitzeichnungsverfügungen zum Entscheidungsentwurf
angestoßen. Bei mehreren Beteiligten wird die Mitzeichnungsverfügung
oft als Mitzeichnungsleiste realisiert, in der die Mitzeichnenden
von rechts nach links aufgeführt werden, was gleichzeitig die vorgesehene
Reihenfolge ihrer Beteiligung angibt.
Wird eine Mitzeichnung verweigert oder nur unter Vorbehalt gegeben, ist
es Aufgabe der federführenden Stelle, einen Konsens in der Sache zu
erreichen. Dies zieht in der Regel eine Überarbeitung des Entwurfs und
einen weiteren Durchlauf des Mitzeichnungsverfahrens nach sich.
Der endgültige, mit den Beteiligten abgestimmte Entwurf wird entsprechend
den Beteiligungswünschen an die Beteiligten im Geschäftsgang
weitergeleitet.
4.2.1.2 Mitzeichnung
Mitzeichnende Stellen übernehmen durch ihre „Mitwirkung den ihrem
Kompetenzbereich entsprechenden Anteil an der Gesamtverantwortung“.
Daher ist es zunächst die Aufgabe einer mitzeichnenden Stelle, ihre eigene
Zuständigkeit zu prüfen und bei fehlender Zuständigkeit die federführende
Stelle entsprechend zu informieren.
Hauptaufgabe der mitzeichnenden Stelle ist die Übernahme der fachlichen
Verantwortung für den vertretenen Aufgabenbereich im Rahmen
der Beurteilung des von der federführenden Stelle erarbeiteten Entscheidungsvorschlags.
Die Mitwirkung kann auf verschiedene Art geschehen.
Sie kann darin bestehen, Informationen beizusteuern, Stellungnahmen
abzugeben oder auch Teile eines Entwurfs (neu) zu formulieren. Im Ergebnis
führt sie zur fachlichen Zustimmung bzw. Ablehnung eines Entwurfs.
Inhaltliche Änderungen oder Ergänzungen des Entwurfs können zum einen
über Annotationen auf dem Entwurf vorgenommen werden. Dies hat
so zu erfolgen, dass der Originalentwurf erkennbar bleibt. Daneben können
auch separate Schriftstücke, die beispielsweise Stellungnahmen und