Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 114
Begriff
Archivisches Bewertungsverfahren
Archivsystem
Aufbewahrungsfrist
Ausfallsicherheit
Aussondern / Aussonderung
Erläuterung
Entscheidung des zuständigen Archivs, ob ⇒ Schriftgut
bleibender Wert für die Erforschung oder das Verständnis
der deutschen Geschichte, die Sicherung berechtigter
Belange der Bürger oder die Bereitstellung von Informationen
für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung
zukommt. Die Bewertungsentscheidung erfolgt
im Benehmen mit der abgebenden Stelle. Danach
ist das ⇒ Schriftgut entweder abzugeben oder zu vernichten
Archivsysteme dienen zur revisionssicheren, unveränderbaren
Speicherung von Informationen. Elektronische
Archivsysteme gehen von einem ähnlichen Ansatz wie
die klassischen ⇒ Dokumenten-Management-Systeme
i.e.S. aus. Auch hier werden mittels einer Datenbank einzelne
Dokumente und Container verwaltet. Archivsysteme
besitzen darüber hinaus die Möglichkeit, große Informationsmengen
in ⇒ Jukeboxen zu verwalten. Anstelle
eigenständiger Archivsysteme wird die elektronische
⇒ Archivierung zunehmend zu einem nachgeordneten
Service und in vorhandene Anwendungen integriert
(Enabling).
durch die Aufbewahrungsfrist wird festgelegt, wie lange
eine ⇒ Akte oder ein ⇒ Vorgang nach der ⇒ zdA-
Verfügung innerhalb der aktenführende Stelle aufzubewahren
ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt
die ⇒ Aussonderung in Abhängigkeit von der ⇒ Aussonderungsart
Eigenschaft eines Computersystems auch bei Störfällen
durch geeignete technische Maßnahmen funktionsfähig
zu bleiben.
Verlagerung von abschließend bearbeitetem ⇒ Schriftgut,
das selten oder nicht mehr benötigt wird. Das Aussondern
vollzieht sich in der Regel in folgenden Stufen:
Aussondern in die ⇒ Altregistratur - ⇒ Abgabe aus der
Altregistratur an das ⇒ Zwischenarchiv oder ⇒ zuständige
Archiv - Ausscheiden, d. h. Vernichten des Schriftgutes,
das nicht archivwürdig ist.