Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 59
4.2.2 Problembeschreibung
4.2.2.1 Eingangsempfänger und Geschäftsgang
Die Probleme der konventionellen Bearbeitung von papierbasierten Vorgängen
sind ausführlich im Konzept Papierarmes Büro (DOMEA®-Konzept,
Schriftenreihe der KBSt, Band 45) beschrieben (s. auch Anlage 1)
und werden daher an dieser Stelle nur kurz skizziert.
Die Behandlung der Eingänge durch den Eingangsempfänger ist geprägt
durch den Zielkonflikt: Beginn der Bearbeitung vs. Zeitpunkt der Kenntnisnahme
durch den Vorgesetzten. Je höher der Eingangsempfänger in
der Organisationshierarchie angesiedelt ist, desto länger ist der Weg -
und damit auch der Zeitverbrauch -, bis ein Eingang beim zuständigen
Bearbeiter vorliegt. Ein weiteres Problem der hierarchischen Stellung des
Eingangsempfängers ist dessen Belastung mit einer großen Anzahl ihm
unwichtiger Vorgänge. Insbesondere bei Abwesenheiten oder zu Spitzenzeiten
kann es zu einer zusätzlichen Verzögerung in der Weiterleitung
kommen. Ist andererseits der Eingangsempfänger zu niedrig angesiedelt,
so ist auch hier mit einer Verzögerung der Bearbeitung durch das
Klären von Zuständigkeit zu rechnen. Zudem birgt eine zu niedrige Einstufung
der Eingangsempfänger die Gefahr, dass durch eine zu späte
Information eine rechtzeitige Beteiligung der Leitungsstellen unterbleibt.
Das Zuweisen und Weiterleiten im Geschäftsgang hat vor allem den
Zweck, Leitungsstellen in allen Phasen über den Stand der Erledigung zu
informieren und die Möglichkeit zu geben, auf den Geschäftsgang korrigierend
Einfluss zu nehmen. Auch diese Regelung führt sehr schnell zur
Überlastung der vertikalen Kommunikationswege und zu Verzögerungen
im Gesamtverlauf durch Liegezeiten.
Auch bei elektronischen Eingängen können sich aus der hierarchischen
Stellung des Eingangsempfängers hinsichtlich der Durchlaufzeiten Probleme
ergeben. Organisatorische Regelungen, die lediglich die Regelungen
bzgl. der Papiereingänge auf elektronische Eingänge unverändert
übertragen, bewirken eine erhebliche Belastung des Eingangsempfängers.
Auf Grund der Tatsache, dass der Eingangsempfänger jeden elektronischen
Eingang öffnen, inhaltlich bewerten, den zuständigen Bearbeiter
definieren und an diesen weiterleiten muss, entsteht – unabhängig
von der jeweiligen Bedeutung des elektronischen Einganges – ein Aufwand,
der durch entsprechende organisatorische Regelungen vermieden
werden kann. Als Lösungsansatz kommen hierfür die Delegation der
Funktion Eingangsempfänger auf den Bearbeiter für spezifische Aufgaben
in Betracht oder Einschränkungen bzgl. der Bedeutung oder vermuteten
Schwierigkeit des Posteinganges (Anträge ab einer Förderhöhe von
x €).