Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 83
gen und werden bei der Neuanlage einer Akte, eines Vorgangs oder eines
Dokuments automatisch übernommen.
Phase I : Neuanlage von Akte, Vorgang, Dokument
Die Übernahme archivierungsrelevanter Metadaten
erfolgt automatisch z. B . aus dem elektronischen
Aktenplan oder Fristenkatalog
Aussonderungsart ( A rchivwürdig, V ernichten, B ewerten )
Aufbewahrungsdauer ( z. B .
10 Jahre)
Transferfrist ( z. B 3 Jahre)
.
Abbildung 3: Lebenszyklus, Phase I
Die konsequente Pflege bzw. Ergänzung von Aktenplan, Fristen- und
Bewertungskatalog ist wesentliche Voraussetzung sowohl für das dauerhafte
Aufbewahren der entsprechenden Daten und Dokumente innerhalb
der aktenführenden Stelle, als auch für die Steuerung des automatisierbaren
Aussonderungsprozesses. Das Festlegen der archivierungsrelevanten
Metadaten sollte jeweils in Absprache mit den zuständigen Archivbehörden
und/oder der zuständigen Registratur erfolgen.
Phase II: zdA-Verfügung von Vorgängen und Dokumenten
Elektronische Dokumente werden erst nach ihrer abschließenden Bearbeitung,
d.h. nachdem sie sämtliche Phasen der Dokumenterstellung und
Abstimmung durchlaufen haben (Entwurfserstellung und –abstimmung,
Mitzeichnungsverfahren und Schlusszeichnung) zdA verfügt. Mit dem
Setzen der zdA-Verfügung gilt ein Vorgang als abschließend bearbeitet,
sodass er innerhalb des Vorgangsbearbeitungssystems unveränderbar
abgelegt werden kann.
Das zdA-Verfügen eines Vorgangs muss manuell im VBS erfolgen. Sobald
ein Vorgang zdA-verfügt wird, sind auch alle im Vorgang enthaltenen
Dokumente zdA-verfügt. Die zdA-Verfügung eines Vorgangs hebt
alle früheren Verfügungen auf.