Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 109
ggf. erforderlichen Nachweises der Wirtschaftlichkeit eingegangen werden.
Ein Nachweis der Wirtschaftlichkeit kann naturgemäß erst erfolgen, wenn
die beabsichtigte Maßnahme durchgeführt wurde. Diesen Zeitpunkt stellt
bei dem Stufenkonzept (Standard) die vollständige Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems
in der Behörde dar. Wie oben bereits erwähnt,
ist die Projektdauer des Gesamtprojekts erheblich, sodass erst
nach einem relativ langen Zeitraum seit Bewilligung der entsprechenden
Haushaltsmittel, der Einführung des funktionalen Gesamtumfangs und
der dauerhaften Inbetriebnahme eine entsprechende Berechnung durchgeführt
werden kann. Es ist nicht auszuschließen, dass dieser Aspekt
ggf. zu Unsicherheiten innerhalb der Behörde sowie zu haushaltstechnischen
Restriktionen seitens des zuständigen Finanzressorts führt.
Demgegenüber bieten die modifizierten Einführungsalternativen auf
Grund der vergleichsweise früheren Realisierung des gesamten Funktionsumfangs
Vorgangsbearbeitung – wenn auch lediglich in Teilen der
Gesamtbehörde – zu einem wesentlich früheren Zeitpunkt Informationen
und Erkenntnisse zur Wirtschaftlichkeit der Einführung eines entsprechenden
Systems.
Nachweis der Wirtschaftlichkeit
erst bei
Abschluss des Gesamtprojektes
Teilnachweis der Wirtschaftlichkeit
bereits
bei Abschluss eines
Teilprojektes
6. Ressourcenbelastung Projektmitglieder
Durch das stufenweise Vorgehen, die Bereitstellung weiterer Funktionalitäten
und die sich hieraus ergebenden organisatorischen Regelungen
sind sowohl die Mitglieder der Projektteams als auch der Lenkungsausschuss
über einen längeren Zeitraum mit dem Gesamtprojekt befasst.
Die bereits erwähnten Projektunterbrechungen sowie der lange Realisierungszeitraum
bergen die Gefahr, dass auf Grund fehlender personeller
Kontinuität die Befassung des o. g. Personenkreises größer ist als angestrebt.
Demgegenüber ist auf Grund der wesentlich kürzeren Projektdauer bei
den modifizierten Einführungsalternativen die Wahrscheinlichkeit der erforderlichen
personellen Kontinuität sowohl der Mitglieder der Projektteams
als auch des Lenkungsausschusses höher. Darüber hinaus dürfte
auf Grund der Vorgehensweise im Rahmen des Roll-Outs auch die zeitliche
Belastung geringer sein, da – zumindest im Rahmen der organisationsbezogenen
Einführung – das Vorgangsbearbeitungssystem in jeweils
fachlich ähnlichen Aufgabenbereichen eingeführt werden sollte und sich
der Abstimmungs- und Entscheidungsbedarf hierdurch reduziert.