Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 74
4.3.2.1 Postausgangsbuch
Grundsätzlich ist vorgesehen, dass für ausgehende Post analog zu den
Posteingängen ein Postausgangsbuch aus Nachweis- und Recherchezwecken
geführt wird. Ein vollständiges Postausgangsbuch ist in Behörden,
die sowohl elektronische als auch papiergebundene Ausgänge generieren,
selten vorhanden. Alternativ bestehen getrennt nach Medium
separate Postausgangsbücher.
Nachweis von Papier-
und elektronischen
Ausgängen
Für Papierpost wird in der Regel lediglich ein Postausgangsbuch für Einschreiben
und andere besondere Schriftstücke geführt; somit kann nach
einem Papierpostausgang nicht zentral recherchiert werden.
E-Mails sind grundsätzlich im Mailsystem als gesendete Objekte nachgewiesen.
Diese werden häufig aber dezentral geführt, sodass keine
zentrale Recherche nach einem E-Mail-Ausgang im Gesamtdatenbestand
durchgeführt werden kann. Zusätzlich ergibt sich das Problem,
dass die lokalen Mailordner in der Regel nicht gesichert werden und
durch den Bearbeiter beliebig löschbar sind.
4.3.2.2 Nachweis des Postausgangs
Ein erhebliches Problem bei der aktuellen Postausgangsabwicklung der
Behörden stellt die Frage des Nachweises eines Postausgangs dar. Für
papiergebundene Ausgänge ist die Übernahme des Absendevermerks in
die Papierakte grundsätzlich sichergestellt, im Falle des E-Fax hängt die
tatsächliche Ablage des Absendevermerks vom Bearbeiter ab.
Bei der E-Mail ist der Nachweis des Abgangs zwar grundsätzlich gegeben,
dieser ist aber in der Akte nicht verfügbar. Im Falle der Nutzung von
Papierakten wäre die E-Mail nach Absendung auszudrucken und in die
Akte einzuheften, dies geschieht aus Zeitgründen aber oft nicht.
4.3.2.3 Nachweis und Beweiswürdigung der elektronischen
Ausgänge
Die Mehrzahl der in den Behörden erstellten Dokumente beinhaltet Informationen,
die in der Kommunikation nach innen und außen keine unmittelbaren
Rechtsfolgen auslösen. Somit wird an das ausgehende elektronische
Dokument, obwohl es rechtlich dem handschriftlich unterzeichneten
Papierausgang nicht gleichgestellt ist, in der Regel keine besondere
Anforderung gestellt. Für elektronisch erstellte und versandte
Schreiben regelt bspw. § 18 Abs. 3 GGO, dass diese lediglich mit der
Namensangabe unter dem Dokument zu versehen sind.
Beweiswert von
Papier- und elektronischen
Ausgängen
Anders verhält es sich, wenn Dokumente elektronisch erstellt und versandt
werden sollen (E-Mail, E-Fax), die eine unmittelbare Rechtswirkung
auslösen (z. B. Verträge) bzw. von besonderer politischer Bedeu-