Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 56
Möglichkeit, durch den Vortrag beim Vorgesetzten gerade in wichtigen
Angelegenheiten sich der Zustimmung für den erarbeiteten Entscheidungsvorschlag
zu versichern.
4.2.1.1 Entwurfserstellung und -abstimmung
Papiereingänge werden der sachlich zuständigen Stelle im Regelfall mit
der zugehörigen Akte bzw. dem letzten Band der Akte und evtl. weiteren
für die Bearbeitung erforderlichen Akten zugestellt. Vor der Bearbeitung
hat jeder Bearbeiter zu prüfen, ob er sachlich zuständig ist, andernfalls ist
der Geschäftsvorfall dem nach dem Geschäftsverteilungsplan zuständigen
Referat zuzuleiten. Durch die Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls im
Rahmen der Beteiligung anderer Organisationseinheiten erkennt die federführende
Stelle die eigene Zuständigkeit an und übernimmt die Verantwortung
für die Erledigung des Vorgangs. Es ist Aufgabe der federführenden
Stelle, einen Entwurf für einen Entscheidungsvorschlag zu erarbeiten.
Dabei sind alle nach dem Geschäftsverteilungsplan oder der Natur
der Sache in Betracht kommenden Stellen zu beteiligen.
Bei der Bearbeitung hat der Federführende das für die Bearbeitung erforderliche
Schriftgut heranzuziehen, d. h., vor und gegebenenfalls auch
während der Bearbeitung hat der Bearbeiter zu prüfen, ob alle relevanten
Akten vorliegen. Zudem kann es erforderlich sein, weitere Informationen
zur Bearbeitung heranzuziehen. Dies können beispielsweise Auskünfte
und Stellungnahmen anderer Stellen sein, welche sowohl mündlich als
auch schriftlich, z. B. per E-Mail eingeholt werden können.
Sind weitere Stellen an der Entscheidung zu beteiligen, so ist gegebenenfalls
die Verbindung schon vor Fertigung eines Verfügungsentwurfs
aufzunehmen. Hierbei können und sollen informelle Verfahren wie beispielsweise
Telefongespräche, E-Mail oder Standard-Funktionen der eingesetzten
Groupwaresysteme wie beispielsweise Dokumenten-Diskussionen
genutzt werden. Über die Ergebnisse dieser Vorabstimmungen sind
Aktenvermerke anzulegen, so dass der Stand einer Sache jederzeit aus
den Akten vollständig ersichtlich ist.
Der federführende Bearbeiter fertigt zu jedem Eingang eine förmliche
schriftliche, abschließend gezeichnete Verfügung (Schlussverfügungen,
beispielhafte Aufzählung).
• Wiedervorlage (Wv),
• Zum Vorgang (ZVg),
• Zur Sammlung (ZSg),
• Weglegen (Wgl),
• Zu den Akten (ZdA)