Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 33
4 GESCHÄFTSGANG
4.1 Eingangsbehandlung
Vorbemerkung:
In den folgenden Ausführungen wird unter dem Begriff „Eingangsbehandlung“
der Prozess von der Eingangsbearbeitung bis zur Eingangsregistrierung
subsumiert. Ausgangspunkt der Betrachtung sind die Prozessschritte
(z. B. registrieren), nicht die Akteure (z. B. Registrator).
Darüber hinaus wird hinsichtlich der Medien zwischen papierbasierten
Eingängen (sog. Gelbe Post, Papierfax usw.) und elektronischen Eingängen
(E-Mail, E-Fax, sonstige Dateien) unterschieden.
4.1.1 Ist-Zustand
4.1.1.1 Papierbasierte Eingänge
Papiereingänge werden geöffnet, mit einem Eingangsstempel versehen
und auf den Eingangsempfänger ausgezeichnet. Davon ausgenommen
sind direkt adressierte Eingänge; diese werden dem Adressaten ungeöffnet
zugeleitet. In zahlreichen Behörden / Ämtern werden die Eingänge
darüber hinaus in einem Posteingangsbuch erfasst, in dem auch eventuell
vorhandene Anlagen vermerkt werden. Papiereingänge werden
grundsätzlich in der Poststelle, die, in Abhängigkeit der Größe der Behörde,
eine eigenständige Organisationseinheit darstellen kann, entgegengenommen.
In Abhängigkeit vom Grad der technischen Ausstattung werden Eingänge
in Registraturverwaltungsprogrammen oder einfachen elektronischen
Posteingangsbüchern erfasst, ggf. erfolgt auch eine Digitalisierung der
Eingänge, d. h. die Eingänge werden gescannt, zentral abgespeichert
und u. U. an den Eingangsempfänger vorab per E-Mail geschickt. In einigen
Fällen werden die erfassten Dokumente mit Barcode versehen, um
die Zuordnung zwischen dem gescannten und dem in der Bearbeitung
befindlichen Papierdokument zu erleichtern.
Öffnen und auszeichnen
der Papiereingänge
Erfassen der Papiereingänge
Die Erfassung in speziellen Registraturprogrammen sowie die Zuordnung
zu Akten/Vorgängen erfolgt meist durch die zuständige Registratur der
Behörde. Eine Registratur ist in enger Zusammenarbeit mit den Bearbeitern
zuständig für das Ordnen, Registrieren, Bereitstellen und Aussondern
von Schriftgut eine Behörde. Aus organisatorischer Sicht werden