Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1
Inhaltsverzeichnis
1 MANAGEMENTFASSUNG 6
2 EINLEITUNG 12
2.1 Zweck des Dokuments 13
2.2 Ziel des Dokuments 16
2.3 Inhalt des Konzepts 17
2.4 Zielgruppe 20
3 GRUNDPRINZIPIEN DES VERWALTUNGSHANDELNS 22
3.1 Gemeinsamkeiten des Verwaltungshandelns (Bund, Länder,
Kommunen) 22
3.1.1 Prinzip der dauerhaften, klaren Arbeitsteilung 22
3.1.2 Prinzip der Amtshierarchie 23
3.1.3 Prinzip der Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns 24
3.1.4 Prinzip der Aktenmäßigkeit 25
3.2 Konsequenzen für die Nutzung des
Vorgangsbearbeitungssystems 26
3.2.1 Nutzen von Vorgangsbearbeitungssystemen bei strukturierten und
teilstrukturierten Prozessen 26
3.3 Strukturierter und unstrukturierter Prozess 29
3.3.1 Der strukturierte Prozess 30
3.3.2 Der unstrukturierte Prozess 31
4 GESCHÄFTSGANG 33
4.1 Eingangsbehandlung 33
4.1.1 Ist-Zustand 33
4.1.1.1 Papierbasierte Eingänge 33
4.1.1.2 Elektronische Eingänge (E-Mail, E-Fax, sonstige Dateien wie Audio oder
Video, Web-Formulare) 34
4.1.2 Problembeschreibung 35
4.1.3 Organisatorische Lösungsalternativen 38
4.1.3.1 Papiereingänge 39
4.1.3.2 Scannen 39
4.1.3.3 Erfassen 41
4.1.3.4 Registrieren 41
4.1.3.5 Elektronische Eingänge 42
4.1.3.6 Erfassen und Registrieren 42
4.1.3.7 Zentrale E-Mail-Adresse (Behörde) 43
4.1.3.8 E-Mail-Postkorb Organisationseinheit 44
4.1.3.9 E-Mail Postkorb Bearbeiter 44
4.1.3.10 Informationsbedarf des Vorgesetzten und Rolle des Eingangsempfängers 45
4.1.4 Technische Umsetzungsmöglichkeiten 46
4.1.4.1 Prüfung der Zuständigkeit 47