Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 66
4.2.3.7 Zeichnung und Schlusszeichnung
Bei der Schlusszeichnung von Vorgängen bzw. Dokumenten hat der Benutzer
analog zur Mitzeichnung folgende Reaktionsmöglichkeiten:
• Schlusszeichnung
• Ablehnung der Schlusszeichnung
• Weiterleitung wegen sachlicher Nicht-Zuständigkeit und
• Anlage eines Schlusszeichnungsvermerks
Im Zusammenhang mit der Schlusszeichnung und der abschließenden
Bearbeitung des Dokumentes (Vorganges) verfügt der Bearbeiter i.d.R.
ZdA. An dieser Stelle im Bearbeitungsprozess ist die Überprüfung des
Vorganges durch den Bearbeiter angeraten, ob alle hierin enthaltenen
Dokumente nach Abschluss der Bearbeitung aktenwürdig sind. In diesem
Sinne nicht erforderliche Dokumente sollen gelöscht werden.
4.2.3.8 Anwendungs- und Fachverfahrensintegration
Vor dem Hintergrund einer aufgabenorientierten Ausstattung der Arbeitsplätze
ist in der Praxis davon auszugehen, dass dem Bearbeiter verschiedene
Einzelanwendungen zur Erledigung seiner täglichen Arbeit zur
Verfügung stehen. So ist davon auszugehen, dass der Standardarbeitsplatz
eines Bearbeiters Softwareanwendungen bereitstellt, die es ihm
beispielsweise ermöglichen, eingehende E-Mails zu sichten oder ausgehende
Textdokumente zu erstellen. Hierbei handelt es sich weitgehend
um sogenannte Standardsoftware, die aufgrund ihres hohen Verbreitungsgrades
und der oft langjährigen Produkthistorie umfassende Funktionalitäten
bereitstellt.
Darüber hinaus finden sich spezifische Fachverfahren, die eine weitergehende
Unterstützung einzelner Prozessschritte gewährleisten. Sie sind
meist dem Bereich der Individualsoftware zuzuordnen, da sie vor dem
Hintergrund der jeweiligen Anforderungen des Bearbeitungsprozesses
entwickelt wurden. So existieren beispielsweise Fachverfahren, die es
dem Bearbeiter ermöglichen Adressdaten und persönliche Informationen
eines Antragstellers zu erfassen, um im weiteren Verlauf der Bearbeitung
diese Daten recherchieren und weiterverarbeiten zu können.
Aus Prozesssicht erscheint diese Unterscheidung zunächst unerheblich,
da letztlich mit jeder in den Bearbeitungsprozess eingebundenen Anwendung
Daten bzw. Dokumente erfasst, gespeichert oder erzeugt werden.
Mit Blick auf die Etablierung der verbindlichen elektronischen Akte
ist diese Aussage aber differenzierter zu beurteilen, da die Einführung
eines Vorgangsbearbeitungssystems die Integration sowohl von Individual-
als auch Standardsoftware erfordert. Ziel der Integration ist es,