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DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 100 Quasi wie ein Roter Faden durchzieht der strukturierte Vorgang die ITgestützte Vorgangsbearbeitung und erleichtert die Umstellung. 40) Aber auch diese Einführungsstrategie ist mit Nachteilen verbunden 41) : Nimmt der im Vorgangsbearbeitungssystem implementierte Prozess nur einen geringen Anteil der Gesamtarbeitszeit des Anwenders ein, besteht die Gefahr, dass aufgrund der geringen Nutzung des Systems die Einarbeitung unverhältnismäßig lange dauert. Um strukturierte Prozesse zu implementieren bedarf es eines ungleich höheren Analyse-, Optimierungs- und Realisierungsaufwands als bei der stufenweisen Einführung. Bei der Implementierung von strukturierten Prozessen ist es oftmals erforderlich andere Fachverfahren zu integrieren bzw. bei Ablösung dieser, die entsprechenden Daten des Fachverfahrens zu migrieren. Auch dies erhöht den Einführungsaufwand. Die prozessorientierte Einführung ist darüber hinaus auch geeignet für die Unterstützung teilstrukturierter Prozesse. Diese zeichnen sich durch ein hohes Maß an inhaltlicher Komplexität, Vielfältigkeit und Unbestimmtheit im Geschäftsgang aus. Häufig handelt es sich hierbei um strategische, politische, rechtsgestaltende, konzeptionelle oder koordinierende Aufgaben. Diese Aufgaben sind i. d. R. in Obersten Bundesoder Landesbehörden ebenso anzutreffen wie in den entsprechenden Ämtern der Kommunalverwaltung. Da es sich um teilstrukturierte Prozesse handelt, ist das organisatorische Instrument der Geschäftsprozessanalyse bzw. der Geschäftsprozessoptimierung nicht das geeignete Mittel, um die an der Erledigung der Fachaufgabe beteiligten Organisationseinheiten zu identifizieren. Hierfür bietet sich die Kommunikationsanalyse an. Die Kommunikationsanalyse untersucht die bestehenden Kommunikationsprozesse und -strukturen. Die gründliche Analyse des bestehenden Informationsaustausches sowie potentieller Informationsbedürfnisse und -interessen ist die Basis für die methodische Identifizierung der zu unterstützenden Organisationseinheiten. Nachteile der prozessorientierten Einführung Eignung der prozessorientierten Einführung für teil-strukturierte Prozesse Kommunikationsanalyse als Basis für die Auswahl der zu unterstützenden Organisationseinheiten 40) 41) Dto. Dto.
DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 101 Hierzu wird der Kommunikationsflow erhoben : Abbildung 12 - ausgehende Kommunikation Abbildung 13 - eingehende Kommunikation Der Begriff Kommunikationsflow bezeichnet – quasi als Ableitung aus dem Begriff Workflow – den Informationsfluss bzw. die Informationsströme unter den Mitarbeitern eines oder mehrerer Unternehmen, die vor allem im Dienstleitungsgewerbe als wertschöpfungsrelevanter Faktor an Bedeutung gewinnen. Effizienter Kommunikationsflow meint dabei vor
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