Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 143
Vorabstimmung des Entwurfs hilfreich wäre und Irritationen und weitere
Iterationen im schriftlichen Abstimmungsprozess ersparen könnte.
• Koordination der Beteiligung
Abhängig von der Komplexität eines Geschäftsvorfalls und dem Grad
seiner Vorherbestimmtheit ist es unterschiedlich schwierig, vorab zu
definieren, wer an der Vorgangsbearbeitung zu beteiligen ist. Handelt
es sich um wiederkehrende und demnach strukturierte Vorgänge, so
steht der Laufweg weitestgehend fest. Der Federführende wird dann
durch das explizite, wiederholte Festlegen des Laufwegs unnötig belastet.
Andererseits ist bei komplexen Vorgängen die Unterstützung
des Bearbeiters bei der Ermittlung der zu beteiligenden Stellen relativ
gering. Hier könnte es beispielsweise hilfreich sein, wenn außer der
Übersicht über die Aufgabengebiete, welche der Geschäftsverteilungsplan
liefert, auch ein Überblick über die bearbeiteten Vorgänge
möglich wäre.
Ist das Mitzeichnungsverfahren einmal angestoßen, so ist für den Federführenden
der Stand der Bearbeitung nur wenig transparent. Da
der inhaltliche Bearbeitungsfortschritt von der Schriftgutverwaltung
nicht erfasst wird, sind zur Klärung der Fragen, welche Stellen einen
Entwurf bereits mitgezeichnet haben, und wo der Entwurf gerade zur
Mitzeichnung vorliegt, zeitaufwendige und umständliche persönliche
oder telefonische Rücksprachen erforderlich. 48
• Erstellen und Verwalten verschiedener Versionen von Entwürfen
Werden im Rahmen des Mitzeichnungsverfahrens Änderungs- und Ergänzungsvorschläge
zu einem Entwurf gemacht, so fertigt die federführende
Stelle einen überarbeiteten Entwurf. Neben der eigentlichen
inhaltlichen Konsensfindung wird sie hierbei stark durch "Routinetätigkeiten
wie der textuellen Übernahme von Änderungsvorschlägen belastet".
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Entwurfskommentierung und Mitzeichnung
Wird bei der Mitzeichnung im Umlaufverfahren von einem Mitzeichnenden
ein Änderungsvorschlag gemacht, nachdem andere
Stellen bereits mitgezeichnet haben, so wird ein erneuter Umlauf
des geänderten Vorschlags notwendig. Dies ist selbst dann erforderlich,
wenn die Änderung unstrittig ist, da nur so die Zustim-
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49
Vgl. Knaack 1996, S. 39.
Vgl. auch Reinermann 1992, S. 115.