Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 65
systeme. genutzt werden, damit Termindaten an einer Stelle gepflegt
werden. Setzen Vorgangsbearbeitungssysteme eigene elektronische Kalender
ein, so ist die Möglichkeit einer automatischen Synchronisation mit
dem Standardkalender des Bürokommunikations- bzw. Groupwaresystems
zu empfehlen.
4.2.3.5 Zeichnungsverfahren
Um die Eigenverantwortung der Bearbeiter und den ganzheitlichen Bearbeitungsansatz
zu stärken, sehen die neuen Geschäftsordnungen vielfach
vor, dass die Mitarbeiter die von ihnen verfassten Schriftstücke
grundsätzlich selbst zeichnen. Die Entscheidung über die Einbeziehung
der Vorgesetzten in das Zeichnungsverfahren erfolgt durch den Bearbeiter.
Vorgesetzte zeichnen,
• soweit dies in Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgeschrieben
ist,
• es sich aus der Bedeutung der Sache ergibt oder
• soweit sich die Zeichnung in besonderen Fällen vorbehalten haben.
Die Einheitlichkeit der Bearbeitung der Geschäftsvorfälle muss durch geeignete
Maßnahmen sichergestellt werden. Diese Maßnahmen sind sowohl
organisatorischer als auch technischer Art. Die elektronische Akte
mit ihrer erhöhten Transparenz trägt zur Einheitlichkeit der Bearbeitung
und der sachlichen Entscheidung bei, da jeder Bearbeiter (bei entsprechenden
Zugriffsrechten) ähnlich gelagerte Vorgänge recherchieren und
einsehen kann. Dies hat insbesondere bei Aufgaben eine hohe Bedeutung,
bei denen auf Grund weiter Auslegungsmöglichkeiten der gesetzlichen
Normen und entsprechendem Ermessenspielraum eine durchgängige
Entscheidungspraxis durch die Bearbeiter sichergestellt werden
muss.
4.2.3.6 Mitzeichnung
Für den Mitzeichnenden sind im System folgende Reaktionsmöglichkeiten
vorzusehen:
• Mitzeichnung
• Ablehnung der Mitzeichnung
• Weiterleitung wegen sachlicher Nicht-Zuständigkeit
Zusätzlich muss die Möglichkeit gegeben sein, Vermerke zur Mitzeichnung
anzulegen, um beispielsweise einen Mitzeichnungsvorbehalt zu
formulieren oder die Verweigerung der Mitzeichnung zu begründen.