Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 141
Ein weiteres Problem der hierarchischen Stellung des Eingangsempfängers
ist dessen Belastung mit einer großen Anzahl ihm
unwichtiger Vorgänge. Insbesondere bei Abwesenheiten oder zu
Spitzenzeiten kann es zu einer zusätzlichen Verzögerung in der
Weiterleitung kommen. Ist andererseits der Eingangsempfänger
zu niedrig angesiedelt, so ist auch hier mit einer Verzögerung der
Bearbeitung durch das Klären von Zuständigkeit zu rechnen. Zudem
birgt eine zu niedrige Einstufung der Eingangsempfänger die
Gefahr, dass durch eine zu späte Information eine rechtzeitige
Beteiligung der Leitungsstellen unterbleibt.
Für die Eingangsbehandlung wäre es daher von Vorteil, wenn
Eingänge, die etwa aufgrund des Geschäftszeichens eindeutig
zuzuordnen sind, direkt von der Posteingangsstelle an den zuständigen
Bearbeiter weitergeleitet werden könnten. Der Vorgesetzte
kann im Vorgangsbearbeitungssystem gezielt bzw. stichprobenartig
nach Eingängen recherchieren und diese sichten. Alternativ
kann der Vorgesetzte eine Kopie des Eingangs zur
Kenntnis erhalten. 44
Weiterleiten im Geschäftsgang
Das Zuweisen und Weiterleiten im Geschäftsgang hat vor allem
den Zweck, Leitungsstellen in allen Phasen über den Stand der
Erledigung zu informieren und die Möglichkeit zu geben, auf den
Geschäftsgang korrigierend Einfluss zu nehmen. Auch diese Regelung
führt sehr schnell zur Überlastung der vertikalen Kommunikationswege
und zu Verzögerungen im Gesamtverlauf sowohl
durch Liegezeiten als auch durch die Tatsache, dass der Transport
von Schriftgut in der Regel über den Botendienst erfolgt.
Neben einer Verkürzung der Transportzeit durch eine elektronische
Übermittlung würde hier eine stärkere Delegation der Verantwortung
auf die Bearbeitungsstellen bzw. ein weitgehender
Verzicht der Leitungsstellen auf Zeichnungs- und Unterschriftenvorbehalte
Abhilfe schaffen. 45 Der damit verbundene Verlust an
Informationen über den Stand der Bearbeitung könnte kompensiert
werden durch einen leichteren, direkten Zugriff auf die Vorgänge.
Damit könnten auch Rücksprachen vermieden werden,
die nur zum Sachstandsbericht anberaumt werden. Dem Instrument
des Vortrags vom Bearbeiter beim Vorgesetzten würde da-
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Vgl. Engel 1996, S. 26.
Vgl. Menne-Haritz 1996, S. 82.