Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 142
gegen eine größere Bedeutung zukommen, um die Leitungsebene
bei wichtigen Entscheidungen einzubeziehen. 46
Entwurfserstellung und -abstimmung
In der Vorgangsbearbeitung nimmt die federführende Stelle eine zentrale
Koordinationsfunktion wahr, weil sie die Beteiligung der Mitzeichnenden
und die Abstimmung des Entscheidungsentwurfs mit den Vorgesetzten
organisieren muss. Engpässe liegen hier beim Zugang zu
Informationen, die über die Registratur oder von anderen Beteiligten
angefordert werden müssen, bei der Verteilung der notwendigen Unterlagen,
bei der Koordination der Beteiligung (Reihenfolgen, Fristen,
Verzögerungen etc.) und bei der Verwaltung verschiedener Versionen
von Entwürfen, die zum Teil wieder in den Umlauf gebracht werden
müssen.
• Zugang zu Informationen
Nach § 24 GGO I ist zur Bearbeitung "das erforderliche Schriftgut heranzuziehen".
In der Praxis erfolgt dies, indem durch die Schriftgutverwaltung
den Eingängen die entsprechenden Vorgänge beigefügt
werden. Der Bearbeiter ist daher darauf angewiesen, dass die Schriftgutverwaltung,
die die Vorgänge nicht inhaltlich behandelt, tatsächlich
alle bearbeitungsrelevanten Akten beifügt. Ist die Aktenauswahl unvollständig,
so verzögert sich die Bearbeitung durch die Nachforderung
der benötigten Unterlagen. Häufig ist es dem Bearbeiter jedoch
gar nicht möglich, die Vollständigkeit der Unterlagen zu prüfen, da eine
Recherche und ein direkter Zugriff auf den Aktenbestand durch
den Bearbeiter nicht möglich ist. Werden zur Bearbeitung Unterlagen
benötigt, welche sich im Umlauf befinden, so ist ein Zugriff auf diese
nur schwer möglich.
• Verteilung von notwendigen Unterlagen
Um eine möglichst zügige Bearbeitung zu erreichen, wäre es sinnvoll,
immer dann, wenn es von der Sachlage und dem Entscheidungsverfahren
her vertretbar ist, Unterlagen sternförmig zu verteilen und parallel
zu bearbeiten. Aufgrund des Unikatcharakters von papiergebundenen
Informationen sind hierfür bei konventioneller Bearbeitung besondere
Kopier- und Transportanstrengungen notwendig. 47
Das Unikatproblem führt auch dazu, dass das Beifügen von Teilen eines
Vorgangs zum aktuell zu beurteilenden Entwurf aufgrund des hohen
Kopieraufwands meist unterbleibt, obwohl dies für eine mündliche
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Vgl. Engel 1996, S. 26.
Vgl. Knaack 1996, S. 37.