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DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 58 Vorschläge für Alternativentwürfe enthalten, dem Vorgang hinzugefügt werden. Je nach Beurteilung des Entwurfs durch die mitzeichnende Stelle, kann diese ... • den Entwurf mitzeichnen, • den Entwurf mitzeichnen unter dem Vorbehalt, dass vorgeschlagene Änderungen oder Ergänzungen übernommen werden oder • die Mitzeichnung verweigern. Hat der Federführende den Entwurf bereits vor der Mitzeichnung schlussgezeichnet, so hat die mitzeichnende Stelle in den letzten beiden Fällen dafür zu sorgen, dass der Entwurf dem Federführenden erneut zugeleitet wird, da das Ändern oder Ergänzen eines Entwurfs nur im Einvernehmen mit ihm bzw. seinem mitzeichnenden Vorgesetzten erfolgen darf.
DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 59 4.2.2 Problembeschreibung 4.2.2.1 Eingangsempfänger und Geschäftsgang Die Probleme der konventionellen Bearbeitung von papierbasierten Vorgängen sind ausführlich im <strong>Konzept</strong> Papierarmes Büro (DOMEA®-<strong>Konzept</strong>, Schriftenreihe der KBSt, Band 45) beschrieben (s. auch Anlage 1) und werden daher an dieser Stelle nur kurz skizziert. Die Behandlung der Eingänge durch den Eingangsempfänger ist geprägt durch den Zielkonflikt: Beginn der Bearbeitung vs. Zeitpunkt der Kenntnisnahme durch den Vorgesetzten. Je höher der Eingangsempfänger in der Organisationshierarchie angesiedelt ist, desto länger ist der Weg - und damit auch der Zeitverbrauch -, bis ein Eingang beim zuständigen Bearbeiter vorliegt. Ein weiteres Problem der hierarchischen Stellung des Eingangsempfängers ist dessen Belastung mit einer großen Anzahl ihm unwichtiger Vorgänge. Insbesondere bei Abwesenheiten oder zu Spitzenzeiten kann es zu einer zusätzlichen Verzögerung in der Weiterleitung kommen. Ist andererseits der Eingangsempfänger zu niedrig angesiedelt, so ist auch hier mit einer Verzögerung der Bearbeitung durch das Klären von Zuständigkeit zu rechnen. Zudem birgt eine zu niedrige Einstufung der Eingangsempfänger die Gefahr, dass durch eine zu späte Information eine rechtzeitige Beteiligung der Leitungsstellen unterbleibt. Das Zuweisen und Weiterleiten im Geschäftsgang hat vor allem den Zweck, Leitungsstellen in allen Phasen über den Stand der Erledigung zu informieren und die Möglichkeit zu geben, auf den Geschäftsgang korrigierend Einfluss zu nehmen. Auch diese Regelung führt sehr schnell zur Überlastung der vertikalen Kommunikationswege und zu Verzögerungen im Gesamtverlauf durch Liegezeiten. Auch bei elektronischen Eingängen können sich aus der hierarchischen Stellung des Eingangsempfängers hinsichtlich der Durchlaufzeiten Probleme ergeben. Organisatorische Regelungen, die lediglich die Regelungen bzgl. der Papiereingänge auf elektronische Eingänge unverändert übertragen, bewirken eine erhebliche Belastung des Eingangsempfängers. Auf Grund der Tatsache, dass der Eingangsempfänger jeden elektronischen Eingang öffnen, inhaltlich bewerten, den zuständigen Bearbeiter definieren und an diesen weiterleiten muss, entsteht – unabhängig von der jeweiligen Bedeutung des elektronischen Einganges – ein Aufwand, der durch entsprechende organisatorische Regelungen vermieden werden kann. Als Lösungsansatz kommen hierfür die Delegation der Funktion Eingangsempfänger auf den Bearbeiter für spezifische Aufgaben in Betracht oder Einschränkungen bzgl. der Bedeutung oder vermuteten Schwierigkeit des Posteinganges (Anträge ab einer Förderhöhe von x €).
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