Konzept
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DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 75<br />
tung sind (z. B. interministerielle Abstimmung zu Gesetzgebungsvorhaben).<br />
Elektronische Dokumente unterliegen vor Gericht grundsätzlich der<br />
freien Beweiswürdigung des Richters. Somit besteht die Gefahr, dass die<br />
elektronischen Dokumente vor Gericht nicht anerkannt werden. Mit Hilfe<br />
des Einsatzes der qualifizierten elektronischen Signatur, besteht aber<br />
mittlerweile die Möglichkeit, das elektronische Dokument dem Papierdokument<br />
rechtlich gleichzustellen.<br />
4.3.2.4 Übertragungssicherheit elektronischer Ausgänge<br />
In Verbindung mit der Nutzung elektronischer Medien für den Postausgang<br />
von Behörden ergibt sich das Problem der sicheren Übertragung<br />
von Daten. Generell muss diesbezüglich für jedes Medium und den entsprechenden<br />
Übertragungskanal geprüft werden, ob dieser ausreichend<br />
gegen unerlaubten Zugriff Dritter gesichert ist.<br />
4.3.3 Organisatorische Lösungsalternativen<br />
Zur Lösung der Problembereiche, die sich im Zusammenhang mit der<br />
Postausgangsbehandlung von Behörden ergeben, können verschiedene<br />
organisatorische Maßnahmen durchgeführt werden, die im Folgenden<br />
dargestellt werden:<br />
4.3.3.1 Verzicht auf Absendevermerk für E-Mail und Papier<br />
Um die Abwicklung von Postausgängen zu vereinfachen, kann von der<br />
Behörde geprüft werden, ob auf die aufwändige Erstellung des Absendevermerks<br />
für Papier- und E-Mail-Ausgänge verzichtet werden kann. Im<br />
Zusammenhang mit E-Mail-Ausgängen werden mit dieser Maßnahme<br />
zusätzlich negative Effekte bei der Nutzung von elektronischen Akten<br />
eliminiert. E-Mail-Ausgänge müssten ansonsten manuell im Vorgangsbearbeitungssystem<br />
erfasst werden, um den Absendevermerk in die elektronische<br />
Akte zu integrieren. Dieser Arbeitsschritt wird aber häufig unterlassen,<br />
da ein aufwändiger Import der E-Mail in das Vorgangsbearbeitungssystem<br />
notwendig ist. Zudem stört viele Bearbeiter das Erfassen<br />
zusätzlicher Metadaten, wenn nur eine kurze E-Mail versendet werden<br />
soll.<br />
Bei Verzicht auf Übernahme eines Absendevermerks in der Akte kann<br />
somit Zeit bei der Bearbeitung von Papierpost und E-Mails/E-Fax eingespart<br />
werden, zusätzlich kann der Ressourceneinsatz in der Poststelle, je<br />
nach Anzahl der Papierpostausgänge, erheblich vermindert werden.<br />
Verzicht auf Absendevermerk<br />
Diese Lösungsalternative ist dagegen nicht geeignet für Behörden, bei<br />
denen die Anbringung des Absendevermerks z. B. zur Wahrung von Fris-
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