Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 54
4.1.4.7 Ausstellung von Eingangsbestätigungen
Mit der Übernahme des Einganges in ein Vorgangsbearbeitungssystem
kann vergleichsweise leicht eine Eingangsbestätigung durch das System
ausgestellt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass neben dem Absender
des Eingangs die Art des Geschäftsvorfalls und damit die Notwendigkeit
einer Eingangsbestätigung identifiziert wurden 25) .
4.1.4.8 Automatische Beantwortung von Anfragen
Bei elektronischen Eingängen, insbesondere elektronischen Formularen,
die eine Anfrage bspw. zum Sachstand eines Antrags beinhalten, ist eine
automatische Antwortgenerierung möglich. So kann über die automatische
Identifizierung des Einsenders (Aktenzeichen, Name, Adresse) der
Vorgang und somit auch der Bearbeitungsstatus ermittelt werden. Eine
Beantwortung der Anfrage kann somit bereits in der Phase der Eingangsbearbeitung
erfolgen und die Sachbearbeitung wird von Routineanfragen
entlastet.
4.1.4.9 Ermöglichung von Online-Zugriffen zur Vermeidung von
Anfragen
Über den Ansatz der automatischen Beantwortung von Anfragen hinaus
geht die Ermöglichung eines direkten Online-Zugriffs auf Vorgänge durch
den Antragssteller.
Hierdurch werden Antragssteller im Sinne einer verstärkten Dienstleistungsorientierung
vermehrt in die Lage versetzt, nach einer entsprechenden
Authentifizierung über das Internet auf ihre Vorgänge zuzugreifen
und den jeweiligen Stand der Bearbeitung einzusehen.
Als Instrument kann hier der im entsprechenden Erweiterungsmodul beschriebene
Formularserver genutzt werden.
25)
s. Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.1 „Virtuelle Poststelle und Vorgangsbearbeitungssysteme“;
Schriftenreihe der KBSt, Band 62, November 2005