Konzept
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DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 73<br />
4.3.1.3 Postausgang E-Mail<br />
Alternativ zum papiergebundenen Postausgang wird heute mit stark zunehmender<br />
Tendenz der Versand von Schreiben auf elektronischem<br />
Wege via E-Mail durchgeführt. Voraussetzung ist hierbei, dass der Empfänger<br />
eine E-Mail-Adresse besitzt. Aus diesem Grund wird diese Art der<br />
Kommunikation insbesondere im Kontakt mit anderen Behörden und verstärkt<br />
auch mit Unternehmen genutzt. Bei Ausgängen, die der Papierschriftform<br />
bedürfen, z. B. Vertragsunterzeichnungen, wird dabei häufig<br />
parallel verfahren, d. h., die inhaltliche Abstimmung des Dokuments erfolgt<br />
per E-Mail, lediglich der abgestimmte Vertragstext wird handschriftlich<br />
unterzeichnet per Post zugesandt.<br />
elektronische Ausgänge<br />
Der E-Mail-Ausgang erfolgt dezentral durch den Bearbeiter. Somit wird<br />
im Gegensatz zum papiergebundenen Ausgang kein offizieller Absendevermerk<br />
durch eine zentrale Stelle angebracht. Der Absendevermerk<br />
wird durch das Sendeprotokoll des E-Mail-Systems ersetzt oder mittels<br />
einfacher Editierung des Tagesdatums in ein Metadatenfeld. Ein Ausdruck<br />
der E-Mail wird u. U. als Nachweis in die Papierakte übernommen.<br />
In der Regel verzichtet der Bearbeiter aber auf diesen Arbeitsschritt, da<br />
nach Abgang der E-Mail diese in seinem E-Mail-System (häufig in einem<br />
separaten Abgangsordner) weiter gespeichert bleibt.<br />
4.3.1.4 Postausgang E-Fax<br />
Alternativ zur E-Mail wird in einigen Behörden als elektronisches Übertragungsmedium<br />
E-Fax verwendet, z. B. wenn der Empfänger nicht über<br />
eine E-Mail-Adresse verfügt und die Übersendung des Schreibens dringlich<br />
ist. In der Regel wird ein E-Fax direkt aus dem Textverarbeitungssystem<br />
heraus erstellt und versandt und trägt somit keine Originalunterschrift.<br />
Als Abgangsvermerk dient analog zum Papierfax die Sendebestätigung<br />
des Fax-Systems, die in der Regel zusammen mit einem Ausdruck<br />
des Schreibens in die Papierakte geheftet wird.<br />
4.3.2 Problembeschreibung<br />
Im Zusammenhang mit der Abwicklung des Postausgangs in den aktuell<br />
üblichen Arten (vgl. vorangehendes Kapitel) ergeben sich folgende Problemfelder:<br />
• Postausgangsbuch<br />
• Nachweis des Postausgangs<br />
• Rechtswirksamkeit der elektronischen Ausgänge<br />
• Übertragungssicherheit elektronischer Ausgänge.
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