Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1
4.1.4.2 Erfassung und Nachweis des externen Eingangs 47
4.1.4.3 Externe Eingänge in Papierform 48
4.1.4.4 Externe Eingänge in elektronischer Form 49
4.1.4.5 Virtuelle Poststelle 50
4.1.4.6 Standardisierung externer elektronischer Eingänge 53
4.1.4.7 Ausstellung von Eingangsbestätigungen 54
4.1.4.8 Automatische Beantwortung von Anfragen 54
4.1.4.9 Ermöglichung von Online-Zugriffen zur Vermeidung von Anfragen 54
4.2 Bearbeitung 55
4.2.1 Ist-Zustand 55
4.2.1.1 Entwurfserstellung und -abstimmung 56
4.2.1.2 Mitzeichnung 57
4.2.2 Problembeschreibung 59
4.2.2.1 Eingangsempfänger und Geschäftsgang 59
4.2.2.2 Entwurfserstellung und -abstimmung 60
4.2.2.3 Zugang zu Informationen 60
4.2.2.4 Verteilung von notwendigen Unterlagen 60
4.2.2.5 Koordination der Beteiligung 60
4.2.2.6 Entwurfskommentierung und Mitzeichnung 61
4.2.2.7 Verwaltung von Schriftgut 61
4.2.2.8 Zeichnen, Schlusszeichnen, Schlussbehandlung und Postausgang 62
4.2.3 Organisatorische und technische Lösungsalternativen 62
4.2.3.1 Entwurfserstellung und -abstimmung 63
4.2.3.2 Verfügungen 63
4.2.3.3 Bearbeitungs- und Protokollinformationen 64
4.2.3.4 Termine, Fristen und Wiedervorlagen 64
4.2.3.5 Zeichnungsverfahren 65
4.2.3.6 Mitzeichnung 65
4.2.3.7 Zeichnung und Schlusszeichnung 66
4.2.3.8 Anwendungs- und Fachverfahrensintegration 66
4.2.3.9 Integration mit Basiskomponenten 68
4.3 Postausgang 71
4.3.1 Ist-Zustand 71
4.3.1.1 Postausgang Papier 72
4.3.1.2 Postausgang Papierfax 72
4.3.1.3 Postausgang E-Mail 73
4.3.1.4 Postausgang E-Fax 73
4.3.2 Problembeschreibung 73
4.3.2.1 Postausgangsbuch 74
4.3.2.2 Nachweis des Postausgangs 74
4.3.2.3 Nachweis und Beweiswürdigung der elektronischen Ausgänge 74
4.3.2.4 Übertragungssicherheit elektronischer Ausgänge 75
4.3.3 Organisatorische Lösungsalternativen 75
4.3.3.1 Verzicht auf Absendevermerk für E-Mail und Papier 75
4.3.3.2 Primäre Versendung via E-Mail 76