Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 81
4.4 Aussonderung und Archivierung
Die Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung auf allen Ebenen
der öffentlichen Verwaltung hat tiefgreifende Konsequenzen für behördliche
Arbeitsabläufe und Verfahrensweisen. Die Archivierung von Schriftgut
erfolgt seit Jahrhunderten papiergebunden. Mit der zunehmenden
Nutzung von Vorgangsbearbeitungssystemen werden immer weniger
Papierakten an das Bundesarchiv, die Staats-, Kommunal- und Parlamentsarchive
gegeben. Die vorherrschende Einheit sind nun elektronische
Akten. Die Bewertung, Übernahme und Erschließung sowie Konservierung
der elektronischen Dokumente sowie deren Bereitstellung für
die Benutzung stellen für die Archivbehörden (zuständigen Archive) eine
neue Herausforderung dar. Für die historische Überlieferung ist die Aussonderung
und dauerhafte Aufbewahrung von in Vorgangsbearbeitungssystemen
erzeugten elektronischen Akten eine Schlüsselfrage.
Aus diesem Grunde ist bereits zum Zeitpunkt der Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems
zu überprüfen, ob dieses geeignet ist, die
aus behördlicher Sicht formulierten Anforderungen an die elektronische
Archivierung technisch wie funktional zu erfüllen. Hierbei ist eine frühzeitige
Abstimmung zwischen aktenführender Stelle und zuständigem Archiv
von wesentlicher Bedeutung. Nur wenn beiderseits Einvernehmen
über die zum Einsatz kommenden Verfahren und Technologien herrscht,
kann eine rechtskonforme, revisionssichere Aufbewahrung des elektronischen
Schriftguts langfristig gesichert werden.
Das elektronische Aussonderungsverfahren ist ein Beitrag zur
Verschlankung und zur Steigerung der Effizienz der Verwaltung. Es soll
sowohl der Verminderung des Raum- und Speicherbedarfs in den aktenführenden
Stellen als auch der Automatisierung und Beschleunigung
von Arbeitsabläufen dienen.
Mit der Aussonderung verbunden ist die Verpflichtung von Verfassungsorganen,
Behörden und Gerichten nicht mehr benötigtes Schriftgut den
zuständigen Archivbehörden anzubieten.
Da die Anbietepflicht auch in digitaler Form vorliegende Unterlagen einschließt,
müssen Wege gefunden werden, wie diese ausgesondert und,
soweit ihnen bleibender Wert zukommt, archiviert werden können. Aussonderung
und Archivierung von in digitaler Form vorliegenden Akten
aus elektronischen Systemen erfordern nicht nur eine spezifische technische
Infrastruktur und die Einrichtung von Schnittstellen, sie haben auch
bestimmte Verfahren zur Folge, die sich von der herkömmlichen Praxis in
mancher Hinsicht unterscheiden.
Mit dem neuen Verfahren der Aussonderung elektronischer Akten werden
vor allem folgende Ziele verfolgt: