Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 63
Rahmenbedingungen für sich selbst entscheiden, wie die Zugriffsrechte
festgelegt werden sollen. Im Sinne der höheren Eigenverantwortung des
Einzelnen sowie der verbesserten Informationsbereitstellung sollte der
Teil des Aktenbestands, auf den der Bearbeiter (lesend) zugreifen kann,
möglichst umfassend sein. Neben diesen Zugriffsrechten für die einzelnen
Mitarbeiter einer Organisationseinheit sind auch entsprechende rollenbasierte
Rechte für Arbeits- oder Projektgruppen zu berücksichtigen. -
Neben dem elektronischen Aktenbestand ist die Einbeziehung weiterer
Informationsquellen, die auch elektronischer Natur sein können, notwendig.
Das können Nachrichteninformationssysteme („Ticker“), Bibliotheksangebote
u. Ä. sein.
4.2.3.1 Entwurfserstellung und -abstimmung
Analog zur papierbasierten Bearbeitung erkennt die federführende Stelle
durch die Bearbeitung eines Vorgangs die eigene Zuständigkeit an und
übernimmt die Verantwortung für die Erledigung des Vorgangs.
Entwurf und Reinschrift
Die Unterscheidung in „Entwurf“ und „Reinschrift“ ist bei Nutzung der e-
lektronischen Vorgangsbearbeitung und damit der elektronischen Akte
nicht mehr notwendig, da der Entwurf eines Dokuments i. d. R. elektronisch
erfolgt und erst die Reinschrift ggf. als Papier gedruckt und versandt
wird.
Aufgrund der geforderten Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns
ist auch bei der elektronischen Bearbeitung die Feststellung der Urheberschaft
ggf. durchgeführter Änderungen an einem Vorgang notwendig
(Protokollierung). Um das zu erreichen, wird bei Änderungen an einem
elektronischen Dokument eine neue Version dieses Dokuments in dem
elektronischen Vorgang angelegt. Die Versionen eines Dokuments können
zumindest mit Angabe des Datums und des Autors der Änderung
dargestellt werden.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Dokumente durch die Zuweisung
des Dateiattributs „schreibgeschützt“ gegen jegliche Änderungen, d. h.
auch gegen Anlegen einer neuen Version zu schützen.
Gängige Bürokommunikationssoftware bietet zwar ebenfalls die Möglichkeit
einer Versionierung von Dokumenten, allerdings erweist sich diese
Funktionalität als nicht geeignet, da mit diesen Mitteln die Urheberschaft
einer neuen Version nicht zweifelsfrei nachvollziehbar ist.
4.2.3.2 Verfügungen
Die Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls wird durch förmliche und abschließende
gekennzeichnete Verfügungen eingeleitet, fortgeführt oder
abgeschlossen.