Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 91
E-Mail, E-Fax und im Rahmen der Bürokommunikation erstellte Dokumente
können alternativ auch unmittelbar in das Dokumentenmanagementsystem
importiert werden. Damit besitzen sowohl der Bearbeiter als
auch der Registrator Zugriff auf die Meta- und auch auf die Primärinformationen.
Der Wert der Recherche kann damit verbessert werden.
Die Vollständigkeit der elektronischen Akte wird regelmäßig dadurch erreicht,
dass ein Vorgang nach Abschluss der papierbezogenen Bearbeitung
gescannt wird, so dass auch die handschriftlich angebrachten Geschäftsgangvermerke
und Verfügungen in der elektronischen Akte nachgewiesen
sind.
Alternative II:
Import elektronischer
Dokumente
Scannen vervollständigt
elektronische Akte
Sofern Vorgänge/Akten vom Bearbeiter benötigt werden, kann auf sie
vom Arbeitsplatz aus zugegriffen werden. Durch Export von Kopien in die
Bürokommunikationsumgebung ist ein weiteres Bearbeiten oder der Versand
per E-Mail möglich.
Schriftgut, das in elektronischer Form gespeichert wurde, steht auch in
elektronischer Form für Recherchezwecke in der DOMEA ® -Akte zur Verfügung.
Sofern Dokumente im kodierten Format vorliegen, besteht dann
die Möglichkeit zur Volltextrecherche im Primärtext.
Volltextrecherche im
Primärtext
5.2.3 Stufe 3: Vorgangsbearbeitung
In der dritten Stufe erfolgt auch das Erstellen, Bearbeiten und Versenden
von Schriftgut im Geschäftsgang ausschließlich mit Systemunterstützung.
Geschäftsgangvermerke und Verfügungen werden im System erfasst
und zur Steuerung des Arbeitsprozesses verwendet. Vorgänge
werden mit den zugehörigen Dokumenten elektronisch weitergeleitet,
Kenntnisnahmen, Mitzeichnungen und Schlusszeichnungen werden im
Bearbeitungsprozess durch das System protokolliert.
Elektronische Weiterleitung
von Vorgängen
Protokollierung der
Bearbeitung
Mit der Nutzung als Vorgangsbearbeitungssystem werden elektronische
Akten vollständig mit Systemunterstützung gebildet und nachgewiesen.
Um die Vollständigkeit der elektronischen Akte sicherzustellen, besteht in
dieser Stufe des DOMEA ® -Konzepts insbesondere Regelungsbedarf hinsichtlich
der Schnittstelle zur Bearbeitung auf Papier. Als Grundregel gilt,
dass bei Bearbeitung auf Papier – z. B. bei Mitzeichnung von Stellen ohne
Systemunterstützung – die Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsprozesses
durch Scannen und Nacherfassung sichergestellt werden
muss.
Das DOMEA ® -Konzept sieht hierzu vor, dass die im System gespeicherten
Laufwegs- und Bearbeitungsinformationen in Form eines „Beiblatts”
ausgedruckt werden können. Auf diesem können weitere Bedingungen
handschriftlich vermerkt und durch Scannen des Beiblatts in die elektronische
Akte übernommen werden.