Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 39
kumentenmanagementsystem einzusetzen ist. Lösungsansätze auf konventioneller
Basis werden nicht betrachtet. Es wird mittel- bis langfristige
Übergangsphasen geben, in denen konventionelle Prozesse gemeinsam
mit den elektronischen Prozessen kombiniert werden müssen. Diese sind
jedoch bei der konkreten Planung einer Behörde spezifisch zu erarbeiten
und können hier nicht im Einzelnen dargestellt werden.
Oberstes Ziel der elektronischen Erfassung aller Eingänge in einer Behörde
ist die einmalige Erfassung der Grunddaten eines Eingangs für alle
eventuell nachfolgenden Systeme (Vorgangsbearbeitungssysteme und
Fachverfahren). Für die Übergabe der Daten sind ein standardisierter
Metadatensatz (für die Ersterfassung) sowie eine standardisierte Schnittstelle
(s. 4.3.4.3; s. auch Erweiterungsmodul „Inner- und interbehördliche
Kommunikation 14) zu definieren, um kosten- und zeitintensive Mehrfacherfassungen
in den Behörden zu vermeiden und die Prozesskosten zu
reduzieren.
Ziel ist die einmalige
Erfassung der Eingänge
für alle nachfolgende
Systeme
4.1.3.1 Papiereingänge
Um eine Bearbeitung der Papiereingänge in einem Vorgangsbearbeitungssystem
zu ermöglichen, sind diese zu digitalisieren und anschließend
im System zu registrieren, d. h. sie müssen mit ihren Metadaten 15)
erfasst und einem Vorgang 16) zugeordnet werden.
Ziel ist die Optimierung
der Prozesse
der Eingangsbearbeitung
Zur Optimierung der Prozesse der Eingangsbearbeitung sind die hierzu
erforderlichen Tätigkeiten zwischen Poststelle, Registratur und Bearbeitung
kritisch zu würdigen und ggf. neu zu verteilen.
Die Aufgaben in diesem Bereich unterteilen sich in Scannen, um die Papiereingänge
in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen und das
Problem des Medienbruchs möglichst frühzeitig zu eliminieren (inkl. Öffnen
der Papiereingänge), Erfassen (Indexieren) und Registrieren.
4.1.3.2 Scannen
Das Scannen und Erfassen von Dokumenten kann in einer Behörde auf
unterschiedliche Weise erfolgen. In Abhängigkeit von Zeitpunkt, Ort und
Personen, die das Schriftgut scannen und erfassen, lassen sich die Arbeitsabläufe
innerhalb einer Behörde mit unterschiedlichen Wirkungsgraden
optimieren und zusätzliche Nutzenpotentiale wie z. B. schnelle Auskunftsbereitschaft
erschließen.
14)
15)
16)
s. Schriftenreihe der KBSt, Band 65, November 2005
s. Kapitel 7, Anlage 2 : Informationsarten in der Vorgangsbearbeitung
s. Kapitel 7, Anlage 3 : Der Vorgangsbegriff