Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 64
Bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung werden die Verfügungen zu
einem elektronischen Vorgang im System und nicht auf oder in einem
Dokument festgelegt. Es können der Laufweg und die Bearbeitung von
Dokumenten, Vorgängen und Akten durch Verfügungen (z. B. „zur
Kenntnis“, „Wiedervorlage“ usw.) und Geschäftsgangvermerke gesteuert
werden.
Die Definition der Abläufe erfolgt bei unstrukturierten Vorgängen prinzipiell
ad hoc, d. h, sowohl der Laufweg als auch die Art der Verfügungen
ändern sich ggf. bei jedem Vorgang. Üblicherweise ähneln sich bei den
meistem Bearbeitern die festzulegenden Laufwege. Daher können Bearbeiter
Laufwege im System speichern und für andere Vorgänge nutzen.
Bei strukturierten Vorgängen, die insbesondere im Bereich der Antragsbearbeitung
auftreten, werden die Abläufe im System fest hinterlegt, um
die einzelnen Arbeitsschritte beschleunigen zu können.
4.2.3.3 Bearbeitungs- und Protokollinformationen
Bei elektronischer Bearbeitung wird der Laufweg von Dokumenten, Vorgängen
und Akten automatisch vom System protokolliert. Nachgewiesen
werden Bearbeitungsstationen des Laufwegs sowie Verfügungen, Geschäftsgangvermerke,
Zeichnungen, Kenntnisnahmen und sonstige Erledigungsvermerke
jeweils mit Erstellungsdatum und Autor.
Aus Bearbeitersicht werden an die Darstellung von Bearbeitungs- und
Protokollinformationen 27) hohe Anforderungen gestellt. Alle bearbeitungsrelevanten
Informationen eines Vorgangs müssen schnell, übersichtlich
und zusammenhängend angezeigt werden können.
4.2.3.4 Termine, Fristen und Wiedervorlagen
Die Bearbeitung eines Vorgangs kann durch Angabe von Fristen und
Terminen, die sich entweder auf einen Bearbeitungsschritt oder auf den
Gesamtvorgang beziehen, gesteuert werden. Bei Termin- oder Fristüberschreitung
kann der Bearbeiter durch das System erinnert werden.
Wiedervorlagetermine können mit Feiertagen, Wochenarbeitstagen und
geplanter Abwesenheit des Bearbeiters (z. B. Urlaub, Fortbildung) abgeglichen
werden. Für den Bearbeiter ist es u. a. vorteilhaft, wenn nur Arbeitstage,
an denen er anwesend ist, als Termine vergeben werden können.
Zu diesem Zweck enthalten Vorgangsbearbeitungssysteme Kalender,
in dem Wochentage, bundeseinheitliche und länderspezifische Feiertage
sowie persönliche Abwesenheitstage vermerkt sind. Idealerweise
sollte aber die Kalenderfunktion der eingesetzten Bürokommunikations-
27)
s Kapitel 7, Anlage 2 : Informationsarten in der Vorgangsbearbeitung