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Schriftenreihe der KBSt Band 61 ISSN 0179 - 7263 Nachdruck, auch auszugsweise, ist genehmigungspflichtig Interessenten erhalten die derzeit lieferbaren Veröffentlichungen der KBSt und weiterführende Informationen zu den Dokumenten beim Bundesministerium des Innern Referat IT 2 (KBSt) 11014 Berlin Tel.: +49 (0) 1888 681 - 2312 Fax.: +49 (0) 1888 681 - 52312 Homepage der KBSt: www.kbst.bund.de mailto: Monika.Pfeiffer@bmi.bund.de
DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 Inhaltsverzeichnis 1 MANAGEMENTFASSUNG 6 2 EINLEITUNG 12 2.1 Zweck des Dokuments 13 2.2 Ziel des Dokuments 16 2.3 Inhalt des <strong>Konzept</strong>s 17 2.4 Zielgruppe 20 3 GRUNDPRINZIPIEN DES VERWALTUNGSHANDELNS 22 3.1 Gemeinsamkeiten des Verwaltungshandelns (Bund, Länder, Kommunen) 22 3.1.1 Prinzip der dauerhaften, klaren Arbeitsteilung 22 3.1.2 Prinzip der Amtshierarchie 23 3.1.3 Prinzip der Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns 24 3.1.4 Prinzip der Aktenmäßigkeit 25 3.2 Konsequenzen für die Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems 26 3.2.1 Nutzen von Vorgangsbearbeitungssystemen bei strukturierten und teilstrukturierten Prozessen 26 3.3 Strukturierter und unstrukturierter Prozess 29 3.3.1 Der strukturierte Prozess 30 3.3.2 Der unstrukturierte Prozess 31 4 GESCHÄFTSGANG 33 4.1 Eingangsbehandlung 33 4.1.1 Ist-Zustand 33 4.1.1.1 Papierbasierte Eingänge 33 4.1.1.2 Elektronische Eingänge (E-Mail, E-Fax, sonstige Dateien wie Audio oder Video, Web-Formulare) 34 4.1.2 Problembeschreibung 35 4.1.3 Organisatorische Lösungsalternativen 38 4.1.3.1 Papiereingänge 39 4.1.3.2 Scannen 39 4.1.3.3 Erfassen 41 4.1.3.4 Registrieren 41 4.1.3.5 Elektronische Eingänge 42 4.1.3.6 Erfassen und Registrieren 42 4.1.3.7 Zentrale E-Mail-Adresse (Behörde) 43 4.1.3.8 E-Mail-Postkorb Organisationseinheit 44 4.1.3.9 E-Mail Postkorb Bearbeiter 44 4.1.3.10 Informationsbedarf des Vorgesetzten und Rolle des Eingangsempfängers 45 4.1.4 Technische Umsetzungsmöglichkeiten 46 4.1.4.1 Prüfung der Zuständigkeit 47
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