Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 31
• Ergebnis der Bearbeitungsprozesse bzw. Tätigkeiten innerhalb des
Bearbeitungsprozesses.
Bei strukturierten Prozessen kann in der Regel bereits bei Initialisierung
beschrieben werden, welche Bearbeiter in welcher Reihenfolge welche
Einzeltätigkeit verrichten und welchen Bearbeitungsstatus der Vorgang
bei jedem Bearbeiterwechsel hat. Die IT-Unterstützung strukturierter Prozesse
ist dann besonders lohnend, wenn sie hohe Fallzahlen aufweisen.
Bei diesen Prozessen werden die Workflow-Funktionalitäten des Vorgangsbearbeitungssystems
besonders gefordert. Das vorrangige Interesse
einer IT-Unterstützung liegt hier in der Automatisierung von Abläufen,
der Automatisierung der Geschäftsverteilung nach formalen Kriterien,
z. B. der Antragsnummer, und in der Entlastung der Bearbeiter
durch Routinetätigkeiten, wie die Steuerung des Ablaufs und die Weitergabe
des Vorgangs. Vorherrschender Aktentyp bei strukturierten Prozessen
ist die Fallakte, welche die zu einem Geschäftsvorfall anfallenden
Dokumente in einer einheitlichen Ablagestruktur nach einem formalen
Merkmal, z. B. einer Antragsnummer, zusammenführt. Schon geringfügige
Verbesserungen in der Gestaltung des Bearbeitungsprozesses
durch eine Geschäftsprozessoptimierung und eine IT-Unterstützung können
erhebliche Effizienzsteigerungen erbringen. Ein weiterer Vorteil der
IT-Unterstützung von stark strukturierten Prozessen ist die Anbindung
der Prozesse an die eGovernment-Strategie einer Behörde oder die Beteiligung
des Bürgers im Prozess, der so seine Daten übermitteln kann
und in der Behörde eine Workflow-Aktivität anstößt. Solche transaktionsorientierten
Prozesse sind eGovernment-relevant. Auch die unmittelbare
Recherchemöglichkeit der Bearbeiter und der unmittelbare Nachvollzug
des Bearbeitungsstandes z. B. bei Bürgeranfragen per Telefon oder Mail
motiviert viele Behörden, diesen Prozesstypus zu unterstützen.
Strukturierter Vorgang
und Fallakte
3.3.2 Der unstrukturierte Prozess
Der unstrukturierte Prozess ist in Bezug auf
• beteiligte Bearbeiter,
• Bearbeitungswege und das
• Ergebnis der Bearbeitungsprozesse bzw. Tätigkeiten innerhalb des
Bearbeitungsprozesses
weit weniger vorhersehbar als der strukturierte Prozess. Er ist der vorherrschende
Prozesstyp in der planenden Verwaltung. Abhängig von der
Bedeutung des Einzelfalls oder der Entscheidung des Bearbeiters können
Varianten des Bearbeitungsprozesses auftreten, die sich erst während
der Laufzeit des Prozesses ergeben. Die eindeutige Definition von
Prozessmodellen zur Unterstützung des Ablaufs in einem Workflow-