Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 60
4.2.2.2 Entwurfserstellung und -abstimmung
In der öffentlichen Verwaltung nimmt die federführende Stelle eine zentrale
Koordinationsfunktion wahr, weil ihr die Beteiligung der Mitzeichnenden
und die Abstimmung des Entscheidungsentwurfs mit den Vorgesetzten
obliegt. Engpässe liegen hier beim Zugang zu Informationen, die
über die Registratur oder von anderen Beteiligten angefordert werden
müssen, bei der Verteilung der notwendigen Unterlagen, bei der Koordination
der Beteiligung (Reihenfolgen, Fristen, Verzögerungen etc.) und
bei der Verwaltung verschiedener Versionen von Entwürfen, die zum Teil
wieder in den Umlauf gebracht werden müssen.
4.2.2.3 Zugang zu Informationen
Für die Bearbeitung ist das erforderliche Schriftgut heranzuziehen. In der
heutigen Praxis erfolgt dies, indem durch die Schriftgutverwaltung den
Eingängen die entsprechenden Vorgänge beigefügt werden. Der Bearbeiter
ist daher darauf angewiesen, dass die Schriftgutverwaltung, die die
Vorgänge nicht inhaltlich behandelt, tatsächlich alle bearbeitungsrelevanten
Akten beifügt.
Ist die Aktenauswahl, z.B. durch Hybridakten, unvollständig, so verzögert
sich die Bearbeitung durch die Nachforderung oder Suche nach den benötigten
Unterlagen. Häufig ist es dem Bearbeiter jedoch gar nicht möglich,
die Vollständigkeit der Unterlagen zu prüfen, da eine Recherche und
ein direkter Zugriff auf den Aktenbestand durch den Bearbeiter nicht
möglich ist.
4.2.2.4 Verteilung von notwendigen Unterlagen
Um eine möglichst zügige Bearbeitung zu erreichen, ist es sinnvoll, immer
dann, wenn es von der Sachlage und dem Entscheidungsverfahren
her vertretbar ist, Unterlagen sternförmig zu verteilen und parallel zu bearbeiten,
was mit Papierunterlagen nur mit erheblichem Aufwand erfolgen
kann.
Das Unikatproblem führt auch dazu, dass das Beifügen von Teilen eines
Vorgangs zum aktuell zu beurteilenden Entwurf aufgrund des hohen Kopieraufwands
meist unterbleibt, obwohl dies für eine mündliche Vorabstimmung
des Entwurfs hilfreich wäre und Irritationen und weitere Iterationen
im schriftlichen Abstimmungsprozess ersparen würden.
4.2.2.5 Koordination der Beteiligung
Ist das Mitzeichnungsverfahren einmal angestoßen, so ist für den Federführenden
der Stand der Bearbeitung nur wenig transparent. Da der