Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 154
direkter Zugriff auf den elektronischen Aktenplan bzw. die Abbildung
der Organisationseinheiten zur Eingabe der organisatorischen (federführende
Organisationseinheit) bzw. sachlichen Komponente (Aktenplankennzeichen)
möglich ist. Die laufende Nummer kann vom
System sowohl automatisch generiert als auch manuell vergeben
werden. Darüber hinaus sollten freie und feste Ableitungen als Bestandteile
des Geschäftszeichens vergeben werden können. Um eine
eindeutige Identifizierung der Akte zu gewährleisten, ist die Eindeutigkeit
des Geschäftszeichens sicherzustellen. Neben der Prüfung
der Eindeutigkeit ist eine semantische und syntaktische Plausibilitätsprüfung
vorzunehmen.
Da das Geschäftszeichen von Behörde zu Behörde als auch innerhalb
der Behörde nach unterschiedlichen Regeln gebildet wird, soll
die Abbildung des spezifischen Geschäftszeichens ohne Programmieraufwand
durch den Anwender selbst realisiert werden können.
Daher sind insbesondere bei der Geschäftszeichenbildung hohe Anforderungen
an die Parametrisierbarkeit und Flexibilität des Systems
zu stellen.
Bei Veränderungen der Aufbauorganisation, Ressortumbildungen
u. ä. und Veränderungen des Aktenplans muss die Möglichkeit bestehen,
existierende Geschäfts- und Aktenzeichen protokolliert zu
ändern (Umschreibung).
• Kennzeichnung von Vorgängen und Aktenbänden
Eindeutiges Identifikationsmerkmal von Vorgängen ist das Vorgangskennzeichen.
Es besteht aus dem Geschäftszeichen der Akte
und einer laufenden Nummer zur Identifizierung des Vorgangs innerhalb
der Akte.
Aktenbände werden wie Vorgänge durch das Geschäftszeichen der
Akte und eine laufende Nummer identifiziert. Elektronischen Vorgänge
und Papierbände sind durch eine spezifische Kennzeichnung
voneinander zu unterscheiden.
• Kennzeichnung von Dokumenten
Elektronische Dokumente und durch Metainformationen nachgewiesene
Papierschriftstücke müssen durch eine Dokumentnummer eindeutig
identifiziert werden. Die Zuordnung der Dokumentnummer
kann automatisch durch das System erfolgen.