Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 144
mung der Beteiligten zum geänderten Entwurf erfolgen kann. Gerade
bei unstrittigen Änderungen ist dieser zusätzliche Koordinations-
und Zeitaufwand kaum noch zu rechtfertigen. Eine Verkürzung
der Abstimmungswege könnte durch die Einrichtung von
temporären Gruppenablagen erreicht werden, in denen für die
Zeit des Abstimmungsprozesses die benötigten Unterlagen allen
Beteiligten zur Einsicht zur Verfügung stünden, und Änderungsvorschläge
mit einer entsprechenden Benachrichtigung eingestellt
werden könnten. 50
Verwalten des Schriftguts
Der Zeitpunkt, zu dem die Registratur in die Vorgangsbearbeitung
eingebunden wird, liegt oft erst nach der Bearbeitung. Im Sinne
einer systematischen und kontinuierlichen Dokumentation des
Bearbeitungsprozesses wäre es jedoch wünschenswert, wenn die
Registratur möglichst schon während der Eingangsbehandlung
eingeschaltet und das Geschäftszeichen bestimmt werden könnte.
"Eingänge sind möglichst noch vor der Bearbeitung mit dem
Geschäftszeichen (§ 4 Abs. 1) der aktenführenden Stelle deutlich
sichtbar zu versehen und bei Bedarf zu registrieren (§ 9)".
Die nachfolgend beschriebenen Schwachstellen ergeben sich einerseits
aus den bei der Schriftgutverwaltung eingesetzten Hilfsmitteln.
Andererseits resultieren sie aus dem Medium, auf dem
das Schriftgut vorliegt.
Beim Einsatz von konventionellen Hilfsmitteln wie Karteien und
Verzeichnissen werden im Normalfall Metainformationen zum
Schriftgut redundant erfasst, um eine Recherche im Schriftgutbestand
nach unterschiedlichen Recherchekriterien zu ermöglichen.
Gleichwohl kann bei der Recherche immer nur eindimensional
nach einer Metainformation gesucht werden. Außerdem lassen
sich häufig "gewünschte Informationen bzw. Akten und Dokumente
nicht aus den Registraturhilfsmitteln ... ermitteln, sondern
sind Ergebnis des `guten Gedächtnisses´ des Registrators. Die
personelle Abhängigkeit des Erfolgs einer Recherche wird insbesondere
bei Abwesenheit des Registrators zum Problem" 51 . Seitens
der bearbeitenden Stellen wäre ein direkter Zugang zur Registratur
wenigstens zu Recherchezwecken im "eigenen" Aktenbestand
hilfreich, und das Finden und Bereitstellen von Schriftstücken
könnte verbessert werden, wenn außer dem Aktenzei-
50
51
Vgl. Engel 1996, S. 27.
Knaack 1996, S. 38.