Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 44
Anders verhält es sich mit aktenrelevanten Eingängen. Diese sind analog
zu den (digitalisierten) Papiereingängen zu behandeln, d. h. sie werden
an einer oder mehreren Stellen mit ihren Metadaten erfasst und an den
Eingangsempfänger geleitet. Alternativ zum Eingangsempfänger kann
auch der Organisationspostkorb der betreffenden Organisationseinheit
oder der Bearbeiter direkt adressiert werden. Dies bedarf einer entsprechenden
behördeninternen organisatorischen Regelung.
4.1.3.8 E-Mail-Postkorb Organisationseinheit
Auf einen Organisationspostkorb haben grundsätzlich alle Mitarbeiter der
betreffenden Organisationseinheit Zugriff. Hier können verschiedene Regelungen
je nach Erfordernis und Arbeitsweise einer Behörde oder einer
Organisationseinheit getroffen werden, u.a.:
Es kann festgelegt werden, dass grundsätzlich alle E-Mail-Eingänge eines
bspw. Sachgebiets an den Organisationspostkorb des Sachgebiets
zu senden sind. Die Eingänge können dann durch den Vorgesetzten (Informationsbedarf
des Vorgesetzten) oder einen Beauftragten gesichtet
und an die Bearbeiter verteilt werden.
Alternativ kann festgelegt werden, dass der Postkorb durch die Bearbeiter
regelmäßig zu sichten und zur Bearbeitung zu „leeren“ ist (Holschuld).
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass die Eingänge nach einem
festgelegten Verteilerschlüssel auf die Posteingangskörbe der Bearbeiter
automatisch verteilt werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn
strukturierte Vorgänge (Anträge, Verfahren, etc.) zu bearbeiten sind und
eine schnelle Abwicklung der Geschäftsvorfälle im Vordergrund steht.
4.1.3.9 E-Mail Postkorb Bearbeiter
Die überwiegende Zahl externer E-Mails wird direkt an den Bearbeiter
gesendet; dies gilt insbesondere für laufende Vorgänge. Hinzu kommen
folgende elektronische Dokumente:
• digitalisierte Eingänge, die von der Poststelle (Interner Informations-
Service) gescannt und erfasst wurden
• E-Mails, die von zentralen E-Mailkörben (Behörde) direkt an den Bearbeiter
weitergeleitet wurden.
• E-Mails, die über den Eingangsempfänger mit entsprechenden Aufträgen
(Eingangsvermerken) geschickt werden
Jeder Eingang ist durch den Bearbeiter zu registrieren, d. h. es sind die
Zuständigkeit, die eventuell bereits erfassten Metadaten zu prüfen und
ggf. zu ergänzen. Anschließend ist der jeweilige Eingang inklusive der
Anlagen dem elektronischen Vorgang beizufügen. Handelt es sich um
Vervollständigung
der Metadaten
durch die Bearbeiter