Konzept
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DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 41<br />
4.1.3.3 Erfassen<br />
Unter Erfassen wird die einmalige Aufnahme der wichtigsten Metadaten<br />
verstanden. Diese sind behördentypisch festzulegen, werden aber üblicherweise<br />
zumindest folgende Daten enthalten:<br />
• Absender (Name, Vorname, Adresse usw.)<br />
• Adressat<br />
Ersterfassung der<br />
Metadaten für Eingänge<br />
• Betreff<br />
• Sonstige Daten wie Briefdatum, Eingangsdatum, Anlagen usw.<br />
Das Erfassen sollte durch die Scan-Stelle übernommen werden, da aus<br />
Gründen der Qualitätssicherung in der Scan-Stelle ohnehin jeder Papiereingang<br />
mit dem digitalisierten Dokument (Image) auf vollständige Übereinstimmung<br />
und Lesbarkeit verglichen werden muss. Eine Verlagerung<br />
an eine andere Organisationseinheit würde zu Zeitverlusten (erneutes<br />
Öffnen der elektronischen Dokumente, evtl. Botendienste für Papierdokumente)<br />
führen. Die Erfassung von Metadaten kann je nach verwendeter<br />
Software teilautomatisiert erfolgen, d. h., bestimmte Bereiche des<br />
Briefkopfes wie Einsender, eventuell vorhandene Aktenzeichen usw.<br />
können automatisiert erfasst und in die entsprechenden Metadatenfelder<br />
übernommen werden. Ziel muss es sein, dem Eingangsempfänger möglichst<br />
viele Metadaten mitzugeben, um den Nacherfassungsaufwand gering<br />
zu halten.<br />
4.1.3.4 Registrieren<br />
Unter Registrieren der Posteingänge wird die inhaltliche Erfassung und<br />
Zuordnung des Eingangs zu einem Aktenzeichen und zu einem Vorgang<br />
verstanden. Dazu gehört auch die Prüfung der Zuständigkeit der Dienststelle<br />
bzw. der jeweiligen Organisationseinheit.<br />
Diese Tätigkeit wird bisher vor allem in Bundes- und Landesbehörden<br />
weitgehend durch die Registratur in Abstimmung mit dem zuständigen<br />
Bearbeiter übernommen. Bei einem elektronischen Vorgangsbearbeitungssystem<br />
kann allerdings der Bearbeiter jederzeit auf alle in seinem<br />
Verantwortungsbereich liegenden Akten, Vorgänge und Dokumente<br />
zugreifen. Zudem ist der Aufwand für die Verwaltung der elektronischen<br />
Akten und Vorgänge weitaus geringer, da die bei papierbasierten Registraturen<br />
notwendigen Hilfsmittel wie Aktenverzeichnisse, Tagebücher,<br />
Wiedervorlagen, Schlagwortkarteien usw. durch das System obsolet sind<br />
bzw. durch komfortable Tools (Recherche) ersetzt werden.<br />
Zuordnung eines<br />
Eingangs zu einem<br />
Vorgang durch den<br />
Bearbeiter<br />
Es ist daher nahe liegend, dass die Eingänge durch den zuständigen<br />
Bearbeiter auf Zuständigkeit geprüft, ggf. noch fehlende Metadaten er-
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