Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 78
• Zentraler Druck der weiterhin notwendigen Papierausgänge und Versand
inklusiver ggf. notwendiger Versandnachweise
• Aufarbeitung und Pflege des elektronischen Aktenbestands als eine
Voraussetzung für Wissensmanagement
• Verwaltung des Altschriftguts, Aussonderung
• Erstbearbeitung von Anfragen zum Stand einer Sache.
Auch hier ist es möglich, dass sich einzelne Behörden oder entsprechend
große Organisationseinheiten einer Behörde wie z.B. Dezernate in mittleren
und großen Städten oder Landkreisen entschließen, einen gemeinsamen
Internen Informations-Service zu implementieren, der die genannten
Aufgaben übernehmen kann. Die behördenübergreifende Abwicklung
entsprechender Aufgaben enthält Potenziale für Kosteneinsparungen
durch die Ausnutzung von Synergieeffekten. Die Einsparpotenziale
sind aber fallspezifisch zu prüfen. Insbesondere in kleineren Organisationseinheiten,
z. B. im kommunalen Bereich, wo Registratur- bzw.
Poststellenaufgaben als Teilaufgaben in die allgemeine Verwaltung integriert
sind, ist die Zusammenfassung zu zentralen Stellen ggf. nicht sinnvoll
bzw. nur im Rahmen einer entsprechenden Reorganisationsmaßnahme
möglich.
Behördenübergreifender
Informationsservice
Voraussetzung für die Zusammenführung ist, dass die rechtlichen Gegebenheiten
dies im Einzelfall auch ermöglichen. Zu prüfen ist insbesondere,
ob dem nicht datenschutzrechtliche Bestimmungen oder Geheimschutzanforderungen
entgegenstehen. Diese können allerdings auch
durch organisatorische oder systemseitige Maßnahmen (Zugriffsrechte)
gesichert werden. So kann bei Bedarf festgelegt werden, dass auf bestimmte
Eingänge nur der zuständige Eingangsempfänger Zugriffsmöglichkeiten
hat und diese nach Sichtung die Schutzstufe inkl. der Zugriffsrechte
vergibt.
Grundsätzlich gilt aber, dass eine Beibehaltung der bestehenden Prozesse
der Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung zwischen den
bestehenden Organisationseinheiten Posteingangsstelle, dezentrale Registraturen
und Versandstelle bringt keine Vorteile gegenüber der herkömmlichen
Arbeitsweise, im Gegenteil: Aufwand und Kosten werden
steigen, da dezentrale technische und organisatorische Einzellösungen
geschaffen und gepflegt werden müssen.
hohes Einspar- und
Optimierungspotenzial
im Bereich der
Posteingangs -
bearbeitung
4.3.4 Technische Umsetzungsmöglichkeiten
4.3.4.1 Elektronische Signatur und Virtuelle Poststelle
Wie oben bereits dargestellt, unterliegen elektronische Dokumente vor
Gericht grundsätzlich der freien Beweiswürdigung des Richters. Somit