Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 55
4.2 Bearbeitung
4.2.1 Ist-Zustand
Ziel der Eingangsbehandlung durch den Eingangsempfänger ist u. a. die
„Zuteilung der Zuständigkeit“ für einen Geschäftsvorfall, für den der Anstoß
entweder über einen externen Eingang oder als interner Eingang
aus der Behörde erfolgt. Der Eingangsempfänger kann dabei je nach Inhalt
der Eingänge und Verwaltungstyp unterschiedlich hoch in der Behördenhierarchie
angesiedelt sein.
Der Eingangsempfänger vermerkt die Kenntnisnahme und prüft die Zuständigkeit.
Bei Nichtzuständigkeit ist der Eingang an die zuständige
Stelle weiterzuleiten. Zudem ist der Eingangsempfänger verantwortlich,
„dass wichtige Eingänge rechtzeitig den Vorgesetzten und den beteiligten
Stellen bekannt werden“.
Nach dem Geschäftsverteilungsplan ermittelt er die für die Bearbeitung
zuständige Stelle und legt durch Geschäftsgangvermerke den weiteren
Geschäftsgang fest. Er leitet den Eingang nun an den nächsten Beteiligten
im Geschäftsgang, wenn notwendig unter Einbeziehung der Registratur.
Jeder Beteiligte im Geschäftsgang vermerkt auf dem Eingang die Kenntnisnahme,
indem er sein Namenszeichen oder einen Strich in der ihm
vorbehaltenen Farbe anbringt (Papier). Darüber hinaus werden standardisierte
oder frei formulierte Geschäftsgangvermerke angebracht, um so
schon vor Bearbeitungsbeginn die geschäftsmäßige Behandlung eines
Geschäftsvorfalls zu beeinflussen. Dazu gehören z. B. der Zeichnungsvorbehalt,
die Bitte um Vortrag, Rücksprache bzw. telefonische Rücksprache,
der Kenntnisvorbehalt vor Abgang/nach Abgang, die Eingabe
eines Dokuments in den Geschäftsgang und der Unterschriftsvorbehalt.
Werden im Rahmen der Bearbeitung des Geschäftsvorfalls weitere Organisationseinheiten
durch Mitzeichnung (s. 4.2.1.2) beteiligt, so wird
auch der mitzuzeichnende Entwurf auf dem Dienstweg weitergeleitet.
Somit sind auch hier die vorgesetzten Stellen am Geschäftsgang beteiligt
und können ihrerseits durch Vermerke zum Geschäftsgang korrigierend
auf diesen einwirken und Beteiligungs- und Informationswünsche kundtun.
Das Weiterleiten von Dokumenten im Geschäftsgang garantiert den vorgesetzten
Stellen die Information über Geschäftsvorfälle in ihrem Zuständigkeitsbereich.
Zudem ermöglicht es ihnen – im Rahmen ihrer Weisungsbefugnisse
– die Verantwortung für einen Vorgang ganz oder teilweise
an sich zu ziehen. Nachgeordnete Stellen haben dagegen die