Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 112
Begriff
Aktenschnitte
Aktentitel
Aktenvermerk
Aktenzeichen
Aktiver Datenbestand
Altregistratur
Altschriftgut
Anbieten
Erläuterung
Logische Zusammenfassung von Vorgängen innerhalb
einer elektronischen ⇒ Akte, deren ⇒ Aufbewahrungsfrist
abgelaufen ist und die dem ⇒ Archiv als Einheit angeboten
werden.
Kurze Bezeichnung, die den Inhalt einer ⇒ Akte zutreffend
und knapp beschreibt
= "Aktennotiz"; ein zumeist durch die Überschrift "Vermerk"
gekennzeichneter und vom Verfasser unterschriebener
Teil der Akte, mit dem Informationen festgehalten
werden, um zu gewährleisten, dass die Akte alle wichtigen
Informationen enthält (Prinzip der ⇒ Aktenmäßigkeit).
Kennzeichen einer ⇒ Akte aus der Notation auf der untersten
Gliederungsstufe eines ⇒ Aktenplans mit Zusätzen
für die Zuordnung einzelner Schriftstücke zu den ⇒
Akten sowie für die physische Anordnung der ⇒ Akten
in der ⇒ Registratur
Häufig genutzte Daten, die für einen Direktzugriff in der
Behörde vorgehalten werden müssen und auf die ein
unmittelbarer Zugriff erfolgen kann. ⇒ Passiver Datenbestand.
Einrichtung, in die ⇒ Schriftgut zurückgelegt wird, auf
das nicht mehr oder nur gelegentlich zurückgegriffen
wird
Nicht mehr laufendes gebrauchtes ⇒ Schriftgut, das außerhalb
des aktuellen ⇒ Aktenbestandes aufbewahrt
wird. Das Altschriftgut wird in der Regel räumlich vom lebenden
⇒ Aktenbestand getrennt (Altregistratur). Elektronische
⇒ Akten werden in ⇒ Vorgangsbearbeitungssystemen
in der elektronischen Altablage gespeichert,
damit die Übersichtlichkeit des lebenden elektronischen
⇒ Aktenbestandes nicht leidet.
Die Archivgesetze des Bundes und der Länder regeln,
dass alle Unterlagen, die bei Gerichten, Behörden und
sonstigen öffentlichen Stellen entstanden sind und nicht
mehr benötigt werden, den jeweils zuständigen Archiven
anzubieten sind. Dazu ist ein ⇒ Anbieteverzeichnis zu
erstellen