Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 48
• sie werden unabhängig von den Primärinformationen nach anderen
Kriterien vergeben, etwa im Falle einer existierenden Vorgangsnummer
oder eines Aktenzeichen 20) .
Die organisatorische wie technische Gestaltung dieser Funktion wird zunächst
von der Form des externen Einganges bestimmt. Aus diesem
Grund wird die weitere Diskussion getrennt nach den beiden möglichen
Ausprägungen geführt.
4.1.4.3 Externe Eingänge in Papierform
In Papierform vorliegende Eingänge sind grundsätzlich in eine elektronische
Form zu überführen. Die Extrahierung von Metadaten und Bearbeitungsinformationen
aus den Primärinformationen kann dabei grundsätzlich
durch manuelle oder maschinelle Inhaltserschließungsprozesse
erfolgen.
Die manuelle Erfassung der Metadaten kann vor oder nach dem Digitalisieren
des Posteingangs durchgeführt werden. Aufgrund des damit verbundenen
Aufwands ist die Erfassung weitestgehend technisch zu unterstützen
und auf die erforderlichen Attribute zu beschränken.
Eine weitere Möglichkeit zur Übernahme von Meta- und Bearbeitungsinformationen
ist das Vorhandensein von Sekundärinformationen auf dem
Schriftstück selbst (z. B. Barcodes). Damit ist eine einfache maschinelle
Auswertung und Zuordnung nach dem Digitalisieren möglicht, dies wird
vor allem beim Rücklauf von Antwortschreiben oder bei Papierformularen
genutzt.
Eine maschinelle Inhaltserschließung von Schriftstücken ist erst nach der
Digitalisierung, d. h. der Überführung in die elektronische Form möglich.
Hier gelten die Aussagen wie sie in den Ausführungen zu externen Eingängen
in elektronischer Form im nachfolgenden Abschnitt zu finden
sind.
Formulare und
standardisierte Datenstrukturen
bieten
hohes Automatisierungs
-potenzial
Besonderer Überlegungen bedarf die Gestaltung der Verfahrensweise
bezüglich des Verbleibs des Papieroriginals. Selbst wenn eine Aufbewahrung
des Originals aufgrund rechtlicher Anforderungen nicht zwingend
erforderlich ist, muss nach dem Erfassen eine gewisse Zeit bis zur
Vernichtung des Originals abgewartet werden. Gründe hierfür sind die
u. U. bestehende Notwendigkeit einer erneuten Erfassung, beispielsweise
wenn das Image nicht die erforderliche Qualität aufweist oder das
Schriftstück nur unvollständig erfasst wurde sowie die Möglichkeit der
falschen Deklaration des Eingangsstücks.
20)
s. Kapitel 7, Anlage 4 : Das Akten- und Vorgangskonzept der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung