Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 136
Begriff
Virtuelle Poststelle
Vorgang
Erläuterung
Zentrales Gateway, welches bei Nutzung elektronischer
Kommunikation weitgehend automatisch im wesentlichen
die Funktionen Authentifizierung, Signaturprüfung
und -erstellung, Ent- und Verschlüsselung bereitstellt,
Sicherheitsprüfungen durchführt und bei Bedarf die Option
der Ende-zu-Ende-Sicherheit unterstützt.
Zwei Unterschiedliche Bedeutungen im Organisationskonzept
:
(a) Vorgang in der Objektsicht (dokumentbezogene
Sicht)
Stehen die einzelnen Objekte der Bearbeitung
des Vorgangs im Mittelpunkt, beschreibt der
Begriff Vorgang die Gesamtheit der eine Einzelmaßnahme
betreffenden ⇒ Schriftguts. Die
Einzelmaßnahme ist dabei inhaltlich einem abgegrenzten
Thema (der ⇒ Akte) untergeordnet.
Schriftstücke werden in einem Vorgang
chronologisch geordnet zusammengefasst.
(b) Vorgang in der Prozesssicht
In der Prozesssicht beschreibt der Terminus
Vorgang die kleinste operationalisierte Einheit
einer Verwaltungsmaßnahme mit einem abgeschlossenen,
maßnahmebezogenen Arbeitsergebnis,
d. h. eine konkrete Einzelmaßnahme
(Geschäftsvorfall) einer Behörde bei der Erfüllung
ihrer Aufgaben. Im Vordergrund dieser
Sichtweise steht der Ablauf bzw. Prozess der
Bearbeitung des Vorgangs. Der Vorgang beschreibt
in der Prozesssicht eine Folge von
Bearbeitungsschritten (z. B. Nachweis des
Posteingangs, ⇒ Mitzeichnung), die von einem
Bearbeiter oder mehreren Bearbeitern in
einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden.
Vorgangsbearbeitungssystem
IT-System, welches Funktionalitäten der IT-gestützten
Registratur, des Dokumentenmanagements sowie der
IT-gestützten Vorgangsbearbeitung für Geschäftsgänge
mit unterschiedlichem Strukturierungsgrad bündelt und
bereitstellt, ⇒ Zertifizierung
Vorgangsbildung
Ordnungsprinzip zur Zusammenfassung von Schriftstücken,
die einen Sachverhalt betreffen zur zweckmäßigen
Bearbeitung. ⇒ Vorgänge sind so zu bilden, das sie von
anderen abgegrenzt und den Bedürfnissen der Bearbeitung
angepasst sind