Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 115
Begriff
Aussonderungsart
Aussonderungskatalog
Aussonderungsportion
Aussonderungsstatus
Authentizität
Backup
Band
Erläuterung
Damit eine automatische Selektion der auszusondernden
⇒ Vorgänge erfolgen kann, muss in ⇒ Vorgangsbearbeitungssystemen
für ⇒ Akten, ⇒ Vorgänge und
⇒ Dokumente ein ⇒ Metadatum ‚Aussonderungsart’
vorgegeben werden. Die Metainformation enthält den
Status “archivwürdig“, „bewerten“ oder ‚“vernichten“. Die
Aussonderungsart wird von der ⇒ Akte auf zugehörige
⇒ Vorgänge und ⇒ Dokumente vererbt.
Katalog von ⇒ Akten, der in der Regel nach ⇒ Aktenplaneinheiten
geführt wird und der neben den ⇒ Aufbewahrungsfristen
auch den weiteren Umgang mit dem ⇒
Aktenbestand regelt. Bei elektronischen ⇒ Akten wird
vermerkt, welche Akte dem ⇒ Archiv angeboten werden
muss und welche nach Fristablauf vernichtet werden
kann. Die Angabe, ob das ⇒ Schriftgut nach Ablauf der
Frist vernichtet werden kann oder dem Archiv angeboten
werden muss, sollte als ⇒ Metadatenfeld (⇒ Metadatum)
in allen elektronischen Akten vorhanden sein, damit
die ⇒ Aussonderung weitgehend automatisch erfolgen
kann
⇒ Abgabe
⇒ Aussonderungsart
Eigenschaft, die gewährleistet, dass der Kommunikationspartner
tatsächlich derjenige ist, der er vorgibt zu
sein bzw. dass die vorliegenden Informationen von der
angegebenen Quelle erstellt wurden
Der Begriff "Backup" umschreibt ein Verfahren, mit dem
ein Festplattenbestand bis unmittelbar vor einem eventuellen
Fehlerfall restaurierbar wird. Dieser Fehlerfall
kann z. B. ein Hardwaredefekt oder ein unbeabsichtigtes
Löschen von Datenbeständen sein. Das Backup-Verfahren
dient vorrangig zur Sicherstellung des Regelbetriebs
und zur Wiederherstellung von Datenbeständen, die
durch Fehlbedienung zerstört wurden.
Aufbewahrungseinheit einer ⇒ Akte; eine Akte kann aus
ablagetechnischen Gründen mehrere Bände haben. Bei
der elektronischen Aktenführung dagegen entfällt die
Notwendigkeit einer Auftrennung der Akte in einzelne
Bände. Die Übersichtlichkeit und Handhabung der elektronischen
Akte wird durch das Auftrennen der Akte in
einzelne Vorgänge nach dem DOMEA®-Konzept ermöglicht