Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 9
nativen entwickelt, um die Vorteile und Automatisierungspotenziale elektronischer
Eingangsbehandlung wirksam werden zu lassen und auch die
Prozesse der papierbasierten Eingangsbehandlung durch die einmalige
Erfassung der Grunddaten eines Eingangs auf der Basis eines standardisierten
Metadatensatzes (für die Ersterfassung) sowie einer standardisierten
Schnittstelle zu optimieren.
Neben diesen ablauforganisatorischen Lösungsansätzen ergeben sich
aus einer behördeninternen zentralen Lösung für das Scannen mit entsprechenden
Vorteilen und der behördenübergreifenden Einrichtung einer
gemeinsamen Scan-Stelle insbesondere aus der Zusammenfassung
von Posteingangsstelle, Scan-Stelle und Registratur (einschließlich der
Alt-Schriftgutverwaltung) zu einem Internen Informations-Service erhebliche
Optimierungspotenziale. Die möglichen Aufgaben einer solchen ü-
bergreifenden Serviceeinrichtung werden im Anschluss dargestellt.
In der weiteren prozessorientierten Betrachtung des Geschäftsganges
wird auf die Frage des Eingangsempfängers unter Berücksichtigung des
jeweiligen Prozesstyps eingegangen und es werden entsprechende Möglichkeiten
zur Festlegung des Eingangsempfängers dargestellt. In diesem
Zusammenhang werden auch die Möglichkeiten angesprochen, den Eingangsempfänger
in Abhängigkeit von dem jeweiligen Prozesstyp zu definieren.
Auch für die Aufgaben im Bereich des Postausganges ergeben sich auf
Grund der Parallelität von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten
Schwachstellen. Um die Abwicklung von Postausgängen zu vereinfachen
kann auf den Absendevermerk für Papier- und elektronische
Ausgänge verzichtet werden, da die hiermit in Zusammenhang stehenden
aufwändigen Tätigkeiten keinen Nachweiswert erbringen und daher
organisatorisch nicht zwingend erforderlich sind. In den Fällen, in denen
ein Absendevermerk als notwendig erachtet wird, zeigt das Organisationskonzept
Alternativen auf.
In den Fällen, in denen Medienbrüche unvermeidbar sind, sollte als Versandart
grundsätzlich aber die E-Mail genutzt werden. In diesem Verfahren
kann dann auch die Übermittlung der Metadaten mittels eines XML-
Datensatzes erfolgen, damit der Erfassungsaufwand verringert wird 1) .
Im Zusammenhang mit den technischen Lösungsalternativen zum
Postausgang geht das DOMEA ® -Konzept bzw. die entsprechenden Erweiterungsmodule
auch auf Fragen ein, die sich aus der Nutzung der e-
lektronischen Signatur ergeben und stellt das organisatorische Zu-
1)
s. Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.1 „Inner- und interbehördliche
Kommunikation“, Schriftenreihe der KBSt, Band 65, November 2005