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Panel 4
| Proceedings 54 th BetonTage
The “emergency toolkit” – when the boss suddenly becomes incapacitated
Der „Notfallkoff er“ – Wenn der Chef plötzlich ausfällt
Autor
André M. Kaliebe,
Abos-Conworks Unternehmerverbund
a.kaliebe@abos-conworks.de
Geb. 1963; Studium der
Sozialtherapeutik; Studium an
der Bankakademie; 1995–2007
Jahrelange Führungspositionen
im Bankensektor;
seit 2003 AMKa-Seminare
– Die Businesstrainer
(freiberufl ich selbständig);
seit 2007 Abos-Conworks
Unternehmerverbund (freiberufl
ich selbständig); Mitglied
im Unternehmerverband
Berlin; Mitglied bei GABAL;
Senior Partner im Abos-Conworks
Unternehmerverbund.
This situation usually results in a crisis within the business.
This crisis also aff ects the family of the entrepreneur
and often leads to the following: job loss, loss of the source
of income (which is often the only one), and severe loss of
assets/property. This may even go as far as to destroy the
family. Confl icts, separation and divorce proceedings may
arise. On the other hand, such a situation threatening the
family may also result in positive eff ects: a joint eff ort to
tackle the challenge. This mutual support strengthens the
family – a process of growing-together can be observed.
The question in the headline should thus be worded
as follows: “What to do before the entrepreneur becomes
incapacitated?” For this purpose, a sequence of three steps
with corresponding questions should be adhered to:
Step 1: Preparations
Who should be appointed emergency representative?
Does he/she have the necessary skills and qualifi cations,
if appropriate? Is this person willing to take over in the
event of an emergency? Do you wish to implement controls?
Who should be your guardian if you do not fi nd any
emergency representative? In this respect, consider the
following point: The trustworthiness of the emergency
representative is more important than his/her professional
qualifi cations. He/she must also have the required organizational
skills and assertiveness.
Step 2: What to arrange for the worst-case scenario
Which authorizations and powers of attorney do you intend
to grant to whom? How should the authorized representative
be allowed to use his/her power of attorney?
Which arrangements do you want to make to cope with a
case of major illness? Enter the authorizations or powers
of attorney in the central register provided for this purpose!
Step 3: Provide your emergency representative
with an overview
Make a distinction between data to be transferred directly
to the “emergency toolkit” and information pointing to
such data that are stored in another secure place. Regularly
check your “emergency toolkit” for its up-to-dateness
and adjust it to changed circumstances if necessary.
The company fi le … regarding “powers of attorney”
General question: Am I indeed incapacitated and/or incompetent?
If so, issue a durable power of attorney or power of
attorney for the representative acting on your behalf.
Controls to prevent power of attorney abuse:
Deposit with lawyer. Issue control power of attorney to another
individual. In the case of a power of attorney remaining
valid beyond death: appoint an executor.
Requirements as to form and validity:
Written form is recommended. As a matter of caution, obtain
confi rmation of legal capacity/capacity to act from the
notary. Issue several original powers of attorney. Facilitate
the activity of the emergency representative: He/she may
issue substitute powers of attorney.
Es stellt sich im Regelfalle eine Unternehmenskrise ein.
Zusätzlich wirkt sich diese Krise auf die Unternehmerfamilie
aus; bedeutet es häufi g: Arbeitsplatzverlust, Verlust
der Einkommensquelle (meist die Einzige) und starker
Vermögensverlust. Es reicht bis hin zur Zerstörung der
Familie. Konfl ikte, Zerwürfnisse und Scheidungen sind
die Folgen. Auf der anderen Seite zeigen auch positive
Eff ekte solch einer Familien bedrohenden Situation:
Gemeinsam gegen die Herausforderung. Diese wechselseitige
Unterstützung stärkt die Familie – ein Zusammenwachsen
ist zu beobachten.
Die Frage in der Überschrift sollte demzufolge lauten:
„Was tun, bevor der Unternehmer ausfällt?“ Ein Ablaufplan
in drei Schritten mit entsprechenden Fragestellungen:
Schritt 1: Die Vorbereitung
Wer soll Notfallbeauftragter werden? Verfügt er/sie über
die erforderlichen Eigenschaften und ggf. Qualifi kation?
Ist diese Person auch gewillt, im Ernstfall einzuspringen?
Wollen Sie Kontrollmaßnahmen ergreifen? Wer soll Ihr
Betreuer sein, wenn Sie keinen Notfallbeauftragten fi nden?
Stellen Sie in diesem Zusammenhang folgende
Überlegung an: Wichtiger als die berufl iche Qualifi kation
des Notfallbeauftragten ist seine Vertrauenswürdigkeit
und dass er über Organisationsfähigkeit und Durchsetzungskraft
verfügt.
Schritt 2: Was Sie für den Ernstfall regeln sollten
Wen wollen Sie mit welchen Vollmachten ausstatten? Wie
soll der Bevollmächtigte die Vollmacht nutzen dürfen?
Welche Regelungen wollen Sie für den Fall einer schweren
Krankheit treff en? Tragen Sie die Vollmachten in das Zentrale
Vorsorgeregister ein!
Schritt 3: Geben Sie Ihrem Notfallbeauftragten einen
Überblick
Unterscheiden Sie zwischen Daten, die Sie direkt in den
Notfallkoff er geben, und solchen, auf die Sie darin verweisen,
die aber an einem anderen sicheren Ort hinterlegt
werden. Prüfen Sie Ihren Notfallkoff er regelmäßig auf
Aktualität und passen ihn an geänderte Gegebenheiten
an.
Die Betriebsakte … Thema „Vollmachten“
Generelle Frage: Bin ich überhaupt handlungs- und/oder
geschäftsunfähig?
Wenn ja, Vorsorgevollmacht bzw. Vorsorgevollmacht
für den Ersatzbevollmächtigten ausstellen.
Kontrollinstrumente gegen Vollmachtsmissbrauch:
Hinterlegung beim Anwalt. Vorsorgekontrollvollmacht
für eine weitere Person. Bei transmortaler Vollmacht:
Testamentsvollstrecker.
Form- und Wirksamkeitserfordernisse:
Schriftlichkeit wird empfohlen. Vorsichtshalber vom Notar
die Handlungs-/Geschäftsfähigkeit bestätigen lassen.
Mehrere Originalvollmachten ausstellen! Erleichterung
für den Notfallbeauftragten: Er darf Untervollmachten
ausstellen!
BFT 02/2010