Document de référence 2007 - Rexel

Annexe 1
Ce manuel a été complété par des procédures (ressources
humaines, juridique, systèmes d’information, consolidation
et reporting).
Pour le processus de reporting de gestion et de préparation
des états financiers, la Direction du Contrôle Financier a
défini un ensemble de procédures, outils et référentiels
qui lui donne les moyens de s’assurer de la qualité et de
la cohérence des informations transmises. Ce référentiel
est présenté plus en détail au paragraphe II.4 du présent
rapport.
Conformément à la recommandation émise par l’Autorité des
marchés financiers en janvier 2007, le Groupe s’est assuré
que son référentiel et ses procédures prennent en compte
le « Cadre de Référence » et son guide d’application.
d) L’information et la communication
L’animation du processus de contrôle interne nécessite
la mobilisation des expertises (afin qu’elles concourent à
la réduction des risques par la conception des contrôles
adéquats) et une communication adaptée destinée à
permettre un meilleur partage des objectifs du Groupe.
Cette communication permet à la Direction Générale du
Groupe de faire partager aux équipes de direction locales
non seulement la démarche et les objectifs de réduction des
risques, mais également les informations nécessaires pour
leur permettre d’aligner leurs décisions et leurs processus
sur les objectifs définis.
Les actions de communication sont de deux ordres. D’une
part la communication aux instances de direction du Groupe
se fait de manière régulière lors des principaux comités.
Ainsi en 2007, chaque Comité d’audit trimestriel a été
l’occasion de faire la synthèse des activités de contrôle et
d’audit interne menées dans l’année. Les Comités exécutif
et financier ont été autant d’autres occasions de mobiliser
les principaux responsables du siège et des filiales autour
de l’importance de la conformité de nos activités avec les
standards du Groupe. Un travail de sensibilisation aux
principaux enjeux du contrôle interne a été mené auprès
de ces responsables lors d’ateliers animés par la Direction
de l’Audit.
D’autre part, la communication avec les filiales s’est faite de
manière suivie et continue tout au long de l’année au gré
des différentes étapes de la campagne de plans d’action.
e) Le pilotage
L’autoévaluation du contrôle interne
Le Groupe s’est engagé dans une démarche d’amélioration
de son contrôle interne. Pour cela, il a mis à disposition
du management des filiales un outil d’autoévaluation de
leur conformité au manuel des directives et de suivi des
plans d’action. Cette autoévaluation est partagée avec
le comité exécutif, les directions opérationnelles et les
directions fonctionnelles. De ce fait, elle constitue un outil
de sensibilisation au contrôle interne en plus d’être un outil
de mesure.
L’autoévaluation des filiales Rexel, réalisée fin 2006, a été
complétée en 2007 par celle des filiales Gexpro, récemment
acquises. L’année 2007 a par ailleurs été consacrée aux
plans d’actions. Ceux-ci sont définis et mis en œuvre sous
la responsabilité des directions locales, et visent à amener
chaque filiale au niveau de maîtrise de ses processus
préconisé par le Groupe. Cet effort, coordonné par la
Direction de l’Audit, sera poursuivi en 2008.
Les principaux axes de progrès qu’a permis d’identifier le
processus d’autoévaluation sont les suivants :
− l’amélioration et la convergence des systèmes
d’information ;
− la maîtrise du processus d’achat et d’approvisionnement ;
− le contrôle de certaines opérations de vente et d’aprèsvente
;
− la capitalisation sur les bonnes pratiques juridiques.
Ces axes de progrès identifiés font l’objet de plans d’action
de contrôle interne.
Par ailleurs certaines zones géographiques font état d’une
moindre maturité dans leur dispositif de contrôle interne,
notamment la Chine, certaines divisions américaines et
certains pays d’Europe Centrale.
L’approche par autoévaluation n’étant pas, par nature, à
même de garantir que le dispositif de contrôle interne est
appliqué de manière effective, le Groupe complète cette
autoévaluation par la réalisation d’audits internes.
L’audit interne
A fin 2007, l’audit interne compte 21 personnes dont 12
hors de France (aux Etats-Unis, Canada et Australie). Sur la
base d’un plan présenté au Comité d’audit, cette structure
a réalisé en 2007 des audits de processus comptables,
financiers ou opérationnels ainsi que du réseau d’agences.
A la suite de chaque mission, des plans d’action sont
préparés par les filiales concernées pour corriger les
faiblesses mises en évidence par le rapport d’audit.
4. Procédures de contrôle interne
relatives à l’élaboration et au traitement
de l’information comptable et financière
a) La planification, le pilotage et le processus
de reporting
Pour chaque exercice, un plan stratégique à horizon
de trois années et un budget annuel sont élaborés aux
différents niveaux opérationnels. Ils sont ensuite validés par
les divisions, filiales, zones puis consolidés au niveau du
PAGE 284 | REXEL 2007