Concernverslag 2006 - Gemeente Zoetermeer

Paragraaf Bedrijfsvoering
• De inzet van receptie en beveiliging in de publiekshal is uitgebreid bij de verruiming van de
openingstijden.
Centrale huisvesting
• In het Stadhuis is de klimaatbeheersing van de publiekshal aangepast; de resultaten worden in
2007 geëvalueerd.
• De fietsenstalling parkeergarage Frankrijklaan is opgeleverd.
• Opnieuw hebben zich bij storm problemen voorgedaan aan een gevel van het gebouw
Zuidwaarts. Deze keer is er een paneel aan de noordgevel gebarsten en gevallen. Om verdere
schade te voorkomen zijn onmiddellijk noodmaatregelen getroffen. Na een second opinion door
een externe deskundige blijkt dat de reeds voor de andere gevels gekozen technische oplossing
(verlijming en twee wekelijkse visuele controle) volstaat. De werkzaamheden worden in 2007
uitgevoerd.
• Bij de Argonstraat zijn valbeveiligingen op de platte daken aangebracht. Het herstel van de
gebarsten glazen gevel zal pas in 2007 worden uitgevoerd.
• Als gevolg van stringentere voorschriften vanuit brandweer en arbo is een revisie en aanvulling
noodzakelijk van de bouwkundige tekeningen van het stadhuis. Hiervoor zijn de voorbereidingen
gestart, maar de uitvoering geschiedt in 2007. Het hiervoor beschikbaar gestelde budget is
overgeheveld naar 2007.
• De elektriciteitsvoorziening van het stadhuis is onderzocht. Op een aantal punten is dringend
groot onderhoud nodig. De uitvoering hiervan is reeds gestart (aanpak onveilige situaties); het
overige zal in 2007 worden afgerond.
Planning & Control (P&C)
Er zijn extra inspanningen verricht om naast de gebruikelijke P&C-cyclus ook een bijdrage te leveren
aan het nieuwe collegeprogramma. Belangrijke opgaven waren het concernverslag 2005, de
programmabegroting, het tweede tussenbericht, de afronding van de begroting 2007 inclusief het
bestuurlijke behandelingstraject, het aanpassen van controleprotocollen, de coördinatie van de
totstandkoming van de hoofdafdelingplannen en de coördinatie van een nieuw rekeningsschema voor
het financiële systeem.
Verder zijn om de kennis en kunde op P&C gebied vast te houden en te verbreiden diverse seminars
georganiseerd. Onderwerpen als P-budgettering, risicomanagement en de algemene uitkering zijn in
breder verband behandeld. De seminars zijn zeer goed ontvangen getuige de grote concernbrede
opkomst en het enthousiasme van de deelnemers.
Control
In 2006 zijn een Intranet raadpleegmodule voor budgehouders en de reserves en
voorzieningenmodule geïmplementeerd. Ook is een project gestart om het rekeningsschema te
optimaliseren cq te vereenvoudigen.
In 2006 zijn twee seminars voor controllers over het onderwerp risicomanagement gehouden.
Hierdoor is het bewustzijn verbeterd en zijn de rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd. De
paragrafen weerstandsvermogen in de P&C-instrumenten voldoen aan de BBV-eisen en maken de
beheersing van risico’s beter en inzichtelijker. Het risicomanagement in projecten is concernbreed
vastgelegd.
Alle hoofdafdelingen beschikken over een IC-plan 2006, welke in samenspraak met de accountant
geactualiseerd zijn en die door het management zijn vastgesteld. Bij alle hoofdafdelingen is
geinventariseerd welke processen in aanmerking komen voor beschrijving / actualisatie. Voorzover
nog niet gerealiseerd is in AO-plannen vastgelegd wanneer het vastleggen/actualiseren gerealiseerd
moet worden.
Doorlichtingonderzoeken
169 Concernverslag 2006